| Gegevens die u kunt blokkeren | geboortedatum, geboorteplaats, geslacht, lengte, burgerservicenummer, foto, handtekening, uitgiftedatum, naam echtgenoot (tenzij u een aankoopfactuur hebt waarvoor u de achternaam van uw echtgenoot hebt gebruikt) |
| Gegevens die zichtbaar moeten blijven | paspoortnummer, naam, land, vervaldatum |
Als u uw informatie niet zelf blokkeert dan doen wij dit voor u, voordat wij de kopie permanent opslaan in ons systeem.
Wij delen deze kopieën van uw documenten (met geblokkeerde gevoelige informatie) alleen als de winkelier of de belastingdienst hierom vragen.
Heeft u goederen uitgevoerd in uw hand baggage, via het vliegtuig, de auto of de trein? Dan moeten uw goederen voor het einde van de 3de maand na de maand van aankoop worden uitgevoerd. Als uw goederen op tijd zijn uitgevoerd kunt u een bon tot het einde van het 5de jaar na het jaar van aankoop indienen voor de de btw-teruggave. Deze termijn geldt voor bonnen van Nederlandse winkels.
Voor goederen die zijn uitgevoerd via zeecontainer of koerier geldt deze termijn niet.
De vervaldatum verschilt per land. Een overzicht van vervaldata per land vindt u hierbeneden:
AU Oostenrijk 3 jaar / 1095 dagen
BE België* 3 jaar / 1095 dagen
BG Bulgarije 5 jaar / 1825 dagen
CR Kroatië 5 jaar / 1825 dagen
CY Cyprus 5 jaar / 1825 dagen
CZ Tsjechische Republiek 5 jaar / 1825 dagen
DE Duitsland 4 jaar / 1825 dagen
DK Denemarken 1 jaar / 365 dagen
ES Spanje 5 jaar / 1825 dagen
ET Estland 5 jaar / 1825 dagen
FI Finland 5 maanden / 150 dagen
FR Frankrijk 6 maanden / 180 dagen
GR Griekenland 90 dagen
HU Hongarije 5 jaar / 1825 dagen
IR Ierland 5 jaar / 1825 dagen
IT Italië 3 maanden / 90 dagen
LI Litouwen 5 jaar / 1825 dagen
LU Luxemburg 5 jaar / 1825 dagen
LV Letland 5 jaar / 1825 dagen
MT Malta 5 jaar / 1825 dagen
NL Nederland 5 jaar / 1825 dagen
PL Polen 7 maanden / 210 dagen
PT Portugal 5 jaar / 1825 dagen
RO Roemanië 5 jaar / 1825 dagen
SE Zweden 1 jaar / 365 dagen
SK Slowakije 5 jaar / 1825 dagen
SV Slovenië 5 jaar / 1825 dagen
UK Verenigd Koninkrijk 1 jaar / 365 dagen. OPMERKING: Alle bonnen/facturen uit de UK met aankopen vanaf 1 januari 2021 komen niet meer in aanmerking voor restitutie. Bonnen/facturen van (web)retailers die buiten de UK hebben geleverd (via Cargo) kunnen echter gewoon worden ingediend. Lees Meer
*De gestempelde bonnen voor aankopen in België zijn geldig tot 31 december van het derde jaar na de aankoopdatum.
U kunt uw betaalgegevens invoeren in uw account.
Wij zullen u nogmaals vragen uw gegevens te bevestigen wanneer u een betaalverzoek indient. U leest hier waar u een betaal verzoek kunt indienen.
Ja, u kunt een btw-teruggave verzoek indienen voor goederen die u bij Europese webshops hebt gekocht.
Er zijn verschillende online aankoop en export situaties die bepalen welke procedures u moet volgen om de btw terug te vorderen:
Maakt u zich geen zorgen! In de meeste gevallen hoeft u uw bonnen niet op te sturen per post. In sommige gevallen dient u uw bonnen op te sturen:
Controleer de status van uw bon om te zien of u deze per post moet indienen.
Ons adres voor postverzending vindt u hier.
Als u een claim indient voor artikelen die via een zeecontainer zijn uitgevoerd dan hoeft u uw originele documenten niet per post op te sturen naar ons kantoor. In plaats daarvan kunt u al uw documenten digitaal indienen.
Uw verscheper stelt digitale exportdocumenten op en ontvangt bevestiging van uitgang van de havendouane. Deze uitvoerdocumenten zijn voldoende om aan te tonen dat uw goederen zijn uitgevoerd naar een land buiten de EU.
Bewaar uw originele bonnen veilig thuis tot nadat de winkel uw claim heeft verwerkt.
Ons kantoor is gevestigd in Nederland, te Amsterdam.
Kan ik een claim indienen als mijn goederen zijn uitgevoerd via zeecontainer? /Ja, u kunt een btw-teruggave claim indienen als uw goederen zijn uitgevoerd door een expediteur, via zeecontainer. Dit soort claims noemen wij 'cargo' claims.
Meer informatie over welke documenten u hiervoor nodig hebt vindt u hier.
Informatie over hoe u een cargo claim kan indienen vind u hier.
Als u werkzaam bent bij NATO dan hoeft u uw originele documenten niet op te sturen in de post. U mag uw claims digitaal indienen.
Kom ik in aanmerking voor een btw-teruggave? /U komt in aanmerking voor een btw-teruggave voor online en in-store aankopen, als u voldoet aan de volgende voorwaarden:
- U woont in een land buiten de EU en koopt goederen in de EU voor persoonlijk gebruik in uw land van herkomst;
- U exporteert de goederen naar uw thuisland buiten de EU, voor het eind van de derde maand na de maand van aankoop;
- U besteed een minimumbedrag per winkel, per dag;
- U hebt een stempel van de douane ontvangen ter bevestiging van export (op een geldige bon of factuur).
In plaats van een stempel mag u digitale export documenten aanleveren als u goederen zijn uitgevoerd door een koerier of zeecontainer.
Andere groepen die in aanmerking komen:
Voor meer informatie over belastingvrij winkelen in de EU: https://taxation-customs.ec.europa.eu/guide-vat-refund-visitors-eu_nl
Douanelocatie en openingstijden
Vertrekhal 3, vóór inchecken en beveiliging
Balie geopend van 06:00 tot 22:00 uur
⚠️ Douanebeambten zijn 24/7 aanwezig op de luchthaven.
Als de balie gesloten is, kun je contact opnemen met de douane via onderstaande nummers (ook vermeld bij de douanebalie). Een douanebeambte zal je bonnetjes komen afstempelen.
Contactgegevens
+31881583900 (06:00 – 22:30)
+31881583440 (22:30 – 06:00)
1. Ga naar de inlogpagina via onze website of app en selecteer de wit/grijze knop 'Klik hier om uw wachtwoord opnieuw in te stellen'. De knop bevindt zich onderaan de pagina.
2. Vul op de volgende pagina het e-mailadres in waarmee u een account heeft aangemaakt en klik op de knop 'Stuur wachtwoord reset code'. U ontvangt de reset code via email.
3. Nu kunt u uw reset code invoeren en een nieuw wachtwoord kiezen. Na het kiezen van uw nieuwe wachtwoord bent u automatisch ingelogd.
Bent u opnieuw ingelogd en vind u oude verzoeken niet terug in uw account? Dan heeft u mogelijk 2 accounts bij Vatfree.com. Probeer nogmaals het wachtwoord in te stellen voor uw andere e-mailadres.
Als u 2 accounts wilt samenvoegen, neem dan contact met ons op via [email protected].
Om een douanestempel op uw aankoopbonnen te krijgen moet u het volgende meenemen naar de douane:
* Als u een EU-paspoort heeft, moet u een visum of verblijfsvergunning tonen voor het niet-EU-land waar u woonachtig bent.
Apple Appstore
Android Playstore
Elk land heeft een importvrije drempel. Deze drempel varieert per land. Als uw aankoopbedrag deze drempel overschrijdt, bent u verplicht uw goederen aan te geven en invoerrechten te betalen bij aankomst in uw land van bestemming.
De drempels van de meeste landen zijn hier te vinden.
Voor meer specifieke informatie over invoerrechten voor het land waarnaar u exporteert, kunt u terecht op de website van hun overheid.
Het aangeven van goederen is een verantwoordelijkheid die elke reiziger heeft, of de btw nu wordt teruggevorderd of niet. Zodra u de EU verlaat, is het aan de douane in uw thuisland buiten de EU om te controleren of reizigers hun goederen aangeven.
Na het voltooien van de bovenstaande stappen houden wij u op de hoogte via de e-mail en de app. U krijgt automatisch bericht over de verwachtte betaaldatum van uw teruggave. Wij laten u ook automatisch weten wanneer de winkel uw claim heeft verwerkt. Informatie over betaalmethoden vind u hier.
Onze volledige privacyverklaring vindt u hier.
Vatfree.com heeft geen speciale belastingvrije brievenbussen op de luchthaven. Als wij u hebben gevraagd uw documenten op te sturen en u wilt dit vanaf de luchthaven doen, gebruik dan een brievenbus van de landelijke postdienst. Op verschillende locaties op de luchthaven vindt u brievenbussen van de reguliere postdiensten. Als u moeite heeft met het vinden van een brievenbus, vraag dan een luchthavenmedewerker om u in de goede richting te wijzen.
Op Schiphol, Amsterdam airport kunt u gebruik maken van de oranje brievenbussen. Tegenover de douane bevindt zich een oranje brievenbus.
Vergeet niet uw contactgegevens en registratienummers te vermelden. Gebruik een degelijke envelop en een postzegel.
In plaats van papier en bomen te verspillen en kosten te besparen voor lagere servicekosten, werken wij het liefst volledig digitaal. Wij hebben dan ook geen balies en brievenbussen op de luchthaven. In ruil daarvoor vereisen onze partnerwinkels over het algemeen niet langer dat u originele documenten per post aanlevert, wat minder gedoe voor u betekent! Ze verstrekken daarom geen enveloppen meer in de winkel.
Voordat u uw bonnen op de post doet:
Adres voor reguliere post | Adres voor koeriers (DHL, FedEx, etc.) |
| vatfree.com att: Web P.O. Box 37234 1030 AE Amsterdam The Netherlands | vatfree.com / t.a.v. Mevr. SmeenkNieuwendammerkade 28a141022 AB AmsterdamThe Netherlands Telephone number: +3188 828 37 33 Let op: Om onnodige inklaringskosten te voorkomen |
Transactiekosten kunnen €0 tot €2 euro bedragen, afhankelijk van de betalingsmethode die u kiest. Een lijst van betaalmethoden en bijkomende transactiekosten vindt u hier.
Om transactiekosten te vermijden kunt u:
Als de douane gesloten is:
Houd er rekening mee dat we uw claim niet kunnen verwerken zonder een stempel van de douane. Geen stempel = Geen btw-teruggave. De belastingdienst staat ons niet toe om claims in behandeling te nemen zonder bewijs van uitvoer door de douane. Het afhandelen van een claim zonder stempel kan uitlopen op hoge boetes voor ons bedrijf en de winkel. Wij vragen hiervoor uw begrip.
Als u de EU per schip verlaat, moet u een douanestempel kunnen krijgen bij een douanekantoor in de haven (in Europa of in het eerste niet-EU land waar u aankomt). Houd er rekening mee dat niet alle havens een douanekantoor hebben. Als u niet weet of de haven een douanekantoor heeft, neem dan contact op met de klantenservice van de haven of met uw scheepvaartmaatschappij om dit te vragen.
De meeste winkels garanderen een btw-teruggave en verwerken deze op tijd, zonder gedoe.
Voor sommige winkels kan het wat langer duren en moeten we mogelijk juridische stappen ondernemen om uw btw terug te vorderen.
Aan de gekleurde logo's in onze winkelgids kunt u zien of een winkel de btw op eerste verzoek terug betaalt.
Welke betaalmethoden kan ik kiezen? /
| VISA en Mastercard | European IBAN/SEPA | PayPal | Alipay | |
€2 transactie kosten Gebruikt u een kaart die meerdere valuta's ondersteunt? Dan kan onze betaling in EUR mogelijk worden omgerekend naar de hoofdvaluta van uw kaart | Geen transactie kosten | 2% over het totaal teruggave bedrag | Geen transactie kosten | Geen transactie kosten |
Visa en Mastercard ! Russische rekeningen worden tot nader order niet geaccepteerd vanwege de huidige sancties ! | Vind hier een lijst van ondersteunde SEPA/IBAN landen | Uw PayPal-rekening moet Euro-betalingen accepteren. Ga in uw PayPal-rekening naar Instellingen --> Geld, banken en kaarten --> Een valuta toevoegen. ! Russische rekeningen worden tot nader order niet geaccepteerd vanwege de huidige sancties ! |
De rekening die u gebruikt voor uw teruggave hoeft niet gelijk te zijn aan de rekening die u hebt gebruikt om te betalen.
De gekleurde logo's in onze winkelgids geven aan of een winkel btw vergoedt bij het eerste verzoek en op een tijdige manier.
De meeste winkels garanderen een btw-teruggave en verwerken je aanvraag binnen 21 dagen.
Meer dan 65.000 winkels hebben al btw terugbetaald via Vatfree.com, dus er is meer dan genoeg keuze voor je om belastingvrij te winkelen, zonder gedoe, in de buurt en online.
Als u de EU met de auto verlaat, kunt u een douanestempel krijgen bij een Europees douanekantoor aan de EU-grens (het laatste EU-land voordat u de grens oversteekt).
U kunt ook een invoerstempel krijgen bij het niet-EU douanekantoor over de grens. Houd er rekening mee dat niet-EU-douane u kan vragen om invoerrechten te betalen.
✅ Bekijk onze kaart om douanekantoren langs de EU-grens te vinden
✅ Bekijk onze landenpagina’s om de regels voor de douane in verschillende EU-landen te zien.
Over het algemeen willen de meeste EU-douanediensten het volgende zien:
Aankoopdocumenten (met uw naam, niet-EU-adres en paspoortnummer)
In sommige EU-landen moet u voor elke aankoop een Tax-Free formulier overleggen
Aangeschafte goederen (gelabeld en verpakt)
Paspoort
Als u een EU-paspoort heeft, moet u een visum of verblijfsvergunning uit een niet-EU-land tonen
Instapkaart
Als de winkel waar u aankopen heeft gedaan niet in onze gids staat of daar een wit logo heeft, betekent dit dat we nog nooit eerder met ze hebben samengewerkt. Voelt u zich vrij om de nieuwe winkel te registreren in ons systeem. U kunt hier lezen hoe u dat kunt doen. Wij nemen vervolgens namens u contact op met de winkel voor uw btw-teruggave. Als de winkel niet mee wil werken brengen wij geen kosten in rekening.
We raden u aan om eerst direct contact op te nemen met nieuwe winkels. Cc ons in uw bericht naar de winkel zodat wij u kunnen assisteren. Een kort bericht is voldoende om te laten weten dat u een claim wilt indienen via vatfree.com. Nieuwe winkels zijn vaak eerder bereid mee te werken als u hen vooraf persoonlijk laat weten dat u een claim wilt indienen.
Belastingvrij winkelen = Teruggave van de belasting over de toegevoegde waarde (btw) aanvragen.
Btw is een consumentenbelasting en varieert tussen 4% en 27% binnen de EU. Deze is inbegrepen in alle prijzen voor goederen en diensten.
Je komt in aanmerking voor btw-teruggave als je buiten de EU woont en de goederen exporteert naar je niet-EU-land van herkomst. Je betaalt eerst btw in de winkel en kunt deze terugvorderen nadat je de EU hebt verlaten.
Btw-teruggave is alleen mogelijk over goederen, niet over diensten.
Artikelen moeten vóór het einde van de 3e maand na de maand van aankoop worden geëxporteerd naar een land buiten de EU.
De goederen moeten voor privégebruik zijn in je niet-EU-thuisland.
Je moet een exportbewijs van de douane krijgen dat aantoont dat de artikelen de EU hebben verlaten. Je kunt langs de douane bij het vliegveld, station of grensovergang. De douane stempelt je documenten of valideert digitaal.
Exporteren kan ook via zeevracht of koeriersdiensten zoals DHL, FedEx, UPS.
💡 NATO-medewerkers, diplomaten en mensen die voor internationale organisaties werken, zijn mogelijk ook vrijgesteld van btw.
Wat als ik mijn bonnen niet heb kunnen afstempelen? /Als de douane gesloten is/was:
Houd er rekening mee dat we uw claim niet kunnen verwerken zonder een stempel van de douane. Geen stempel = Geen btw-teruggave. De belastingdienst staat ons niet toe om claims in behandeling te nemen zonder bewijs van uitvoer door de douane. Mocht u van mening zijn dat u geen stempel heeft kunnen bemachtigen door redenen buiten u om, dan kunt u een klacht indienen bij de douane en een rectificatie vragen.
Hoe weet ik dat jullie mijn post hebben ontvangen? /Wanneer uw post is ontvangen en verwerkt ontvangt u van ons een melding in de app en via de email.
U kunt ook altijd de status van uw bonnen inzien door in te loggen in uw account. Op uw 'mijn bonnen' pagina in uw account ziet u bij elke bon een status. Wanneer wij uw bonnen hebben ontvangen verandert de status van uw bonnen van 'wachtend op orginelen' naar '
Voordat u uw bonnen op de post doet:
Adres voor reguliere post | Adres voor koeriers (DHL, FedEx, etc.) |
| vatfree.com att: Web P.O. Box 37234 1030 AE Amsterdam The Netherlands | vatfree.com / t.a.v. Mevr. SmeenkNieuwendammerkade 28a141022 AB AmsterdamThe Netherlands Let op:
Om onnodige inklaringskosten te voorkomen |
De de bon-kopieën van uw klanten kunt u vinden in uw persoonlijke winkelomgeving.
In elke email die wij u sturen met kennisgeving van een factuur/incasso, vindt u een link naar uw persoonlijke winkelomgeving. In uw persoonlijke winkelomgeving vindt u een overzicht van al uw betaalde en openstaande facturen.
Op elke factuur pagina vindt u twee PDF bestanden:
1. Uw factuur
2. Kopieën van de aankoopbonnen van uw klanten en hen tax-free formulieren
Wij adviseren u om uw winkelomgeving op te slaan in uw bladwijzers zodat u ten alle tijden toegang heeft tot uw documenten.
Veel winkels printen een aparte bon voor garantie doeleinden. Zo niet, maak dan een kopie van uw aankoopbon voor uw garantie, of maak een kopie van aankoopbon om gestempeld te laten worden door de douane. Let erop dat de douane alleen kopiëen stempelt als u tegelijkertijd ook het origineel kan laten zien.
Wat is jullie service fee? /Wij garanderen de hoogste btw-teruggave. Als u ergens anders meer btw terugkrijgt, verlagen wij onze servicekosten voor u.
✅ Gebruik onze Refund Calculator voor een exacte berekening van uw teruggave.
Vatfree.com rekent een service fee van 27% van de btw op uw bon, met een minimum van €2,50 en een maximum van €90,- per bon.
| Voorbeeld 1 | Voorbeeld 2 | |
| Totaal aankoop bedrag (incl. btw) | €121,- | €2500,- |
| Btw bedrag | €21,- | €433,88 |
| Service fee (27% van de btw, max. €90,-) | €5,67 | €90,- |
| Btw-teruggave | €15,33 | €343,88 |
⚠️ Let op: er kunnen transactiekosten bijkomen. Dit is afhankelijk van de betaalmethode die u kiest. Informatie over betaalmethoden vind u hier.
Wij brengen pas kosten in rekening als de winkel uw btw heeft terugbetaalt. Wil de winkel niet meewerken? Dan brengen wij geen kosten in rekening.
Veelgestelde Vragen
Wat als ik ergens anders meer btw terugkrijg?
Hoe verhouden de kosten bij Vatfree.com zich tot die van andere Tax-Free bedrijven?
Vatfree.com Refund Calculator
Ja, gebruik altijd een postzegel.
Ons adres vind u hier.
Internationale studenten en expats woonachtig in de EU /
Als u als internationale student of expat zes maanden of minder in de EU verblijft, komt u in aanmerking voor btw-teruggave.
Als u langer dan zes maanden in de EU verblijft, kunt u de btw terugkrijgen wanneer u de EU definitief verlaat. Om de btw terug te krijgen, moet u zich uitschrijven uit uw gemeente. De bevestiging van uitschrijving heeft u nodig voor de douane om een bewijs van uitvoer te krijgen.
Let op;
Wij kunnen uw originele bon niet terugsturen of doorsturen naar een ander bedrijf.
Stuur uw bonnen alleen op per post als wij in uw account aangeven dat u dat moet doen. Weet u het niet zeker? Neem contact met ons op: [email protected].
Voordat u uw bonnen per post verstuurt, kijk dan eerst in onze gids en controleer of een winkel wil meewerken aan de btw-teruggave via vatfree.com.
Onze algemene voorwaarden (artikel 8) en onze winkelgids vermelden dat wij geen originele bonnen kunnen terugsturen of doorsturen naar klanten, winkels die niet meewerken of concurrenten. Dit zou zeer kostbaar en tijdrovend worden, vooral omdat wij geen servicekosten in rekening brengen voor kassabonnen en het bijbehorende BTW-bedrag wanneer deze niet door de winkel worden terugbetaald.
Heeft u uw bon nodig voor garantieredenen? Vraag de winkel dan om een kopie van de kassabon die u voor dat doel kunt gebruiken. Vaak verstrekken zij dit automatisch tijdens de aankoop.
Wij betalen u niet automatisch uit. Zodra wij uw btw van de winkel hebben ontvangen brengen wij u hiervan op de hoogte via de app en email. De optie voor overboeking naar uw rekening wordt zichtbaar nadat de winkel uw claim heeft verwerkt.
Betaling aanvragen kan via de bonnen pagina in uw account. Klik op de groene betaalknop om het betaalproces te starten.
Informatie over uw betaaldatum vind u hier.
Wij garanderen de hoogste btw-teruggave. Als u ergens anders meer btw terugkrijgt, verlagen wij onze servicekosten voor u.
✅ Gebruik onze Refund Calculator voor een exacte berekening van uw teruggave.
Vatfree.com rekent een service fee van 27% van de btw op uw bon, met een minimum van €2,50 en een maximum van €90,- per bon. Houd er rekening mee dat wij niet op basis van no cure, no pay werken.
| Voorbeeld 1 | Voorbeeld 2 | |
| Totaal aankoop bedrag (incl. btw) | €121,- | €2500,- |
| Btw bedrag | €21,- | €433,88 |
| Service fee (28% van de btw, max. €90,-) | €5,67 | €90,- |
| Btw-teruggave | €15,33 | €343,88 |
⚠️ Let op: er kunnen transactiekosten bijkomen. Dit is afhankelijk van de betaalmethode die u kiest.
Veelgestelde Vragen
Wat als ik ergens anders meer btw terugkrijg?
Hoe verhouden de kosten bij Vatfree.com zich tot die van andere Tax-Free bedrijven?
Vatfree.com Refund Calculator
Wat zijn de transactie kosten?
Als u per vliegtuig reist, zijn er meerdere manieren om bewijs van uitvoer te verkrijgen. De validatiemethode hangt af van het EU-land waar u de EU verlaat en waar uw aankopen zijn gedaan.
U moet export validatie verkrijgen op de laatste EU-luchthaven van waaruit u de Europese Unie verlaat. Douane balies zijn aanwezig op alle internationale luchthavens in de EU, 24/7.
De douane bevindt zich meestal in de vertrekhal, dicht bij de incheckbalies. Volg de borden naar de douane of vraag een luchthavenmedewerker om u de juiste richting te wijzen.
Als de douane balie gesloten is, staat er meestal een telefoonnummer vermeld dat u buiten de openingstijden kunt bellen. Een douanemedewerker komt dan naar de balie om u te helpen.
Digitale validatie in Nederland
Op Nederlandse luchthavens zal de Douane bonnen die zijn uitgegeven door Nederlandse winkels digitaal valideren. In dit geval ontvangt u geen fysieke douanestempel.
Belangrijk: De Nederlandse Douane kan alleen bonnen van Nederlandse retailers digitaal valideren. Bonnen die zijn uitgegeven in andere EU-landen moeten nog steeds handmatig worden gevalideerd met een fysieke douanestempel.
Handmatige validatie in andere EU-landen
In de meeste EU-landen, en voor alle niet-Nederlandse aankoopbonnen, moet u langs de douane balie gaan en een fysieke douanestempel op uw documenten laten zetten.
Vereisten voor bonnen
Om in aanmerking te komen voor douane validatie moet uw aankoopbon het volgende bevatten:
➤ Naam van de reiziger
➤ Woonland (buiten de EU)
➤ Paspoortnummer
Als uw bon deze informatie niet bevat, moet u ook een Tax-Free formulier meenemen naar de Douane. Deze vereiste geldt zowel bij vertrek vanuit Nederland als vanuit elk ander EU-land.
✅ Bekijk onze airports and customs guide om precies te zien waar en hoe u export validatie kunt krijgen in het EU-land van waaruit u vertrekt. Houd er rekening mee dat sommige luchthavens uw facturen digitaal valideren.
✅ Plan extra tijd in op de luchthaven vóór het inchecken, aangezien de Douane uw goederen mogelijk wil controleren — meestal is 30 minuten voldoende.
✅ Neem een Tax-Free formulier mee als u geen geldig aankoopdocument van de winkel heeft ontvangen of als uw bon niet de vereiste reizigersinformatie bevat.
Als douane validatie niet vóór vertrek uit de EU is voltooid, kunt u uw goederen mogelijk aangeven bij aankomst in uw niet-EU bestemmingsland.
Deze douanekantoren bevinden zich meestal tussen de bagagebanden en de uitgang van de luchthaven. Lokale autoriteiten kunnen invoerbelastingen of invoerrechten in rekening brengen volgens de lokale regelgeving.
Deze optie vervangt niet altijd de EU-export validatie en mag alleen als back-upoplossing worden gebruikt.
Als u geen douane validatie op de luchthaven heeft kunnen verkrijgen, kunt u contact opnemen met de ambassade of het consulaat van:
• het EU-land van waaruit u bent vertrokken, of
• het EU-land waar u de goederen heeft gekocht.
Neem altijd vooraf contact op met de ambassade om te bevestigen of zij u kunnen helpen, aangezien de dienstverlening kan verschillen.
Neem de volgende documenten mee:
• Tax-Free formulier
• Aankoopbon(nen)
• Gekochte goederen
• Vluchtschema waaruit blijkt wanneer u de EU heeft verlaten
• Paspoort
• Indien u een EU-paspoort heeft: een extra niet-EU officieel document dat bewijst dat u buiten de EU woont (visum, verblijfsvergunning of werkvergunning)
Geen bewijs van uitvoer = geen terugbetaling.
Wij kunnen uw terugbetaling niet verwerken zonder geldige export validatie (digitale validatie of douanestempel). EU-belastingautoriteiten vereisen officieel bewijs dat de goederen de Europese Unie hebben verlaten. Het verwerken van terugbetalingen zonder validatie kan leiden tot aanzienlijke boetes voor zowel retailers als refund operators.
Bedankt voor uw begrip.
Kan ik Vatfree.com partner worden als ik al ben aangesloten bij Global Blue, Premier Tax Free, Planet of Innova Tax Free etc,? /Ja, dat kan en raden we zeker aan, niet alleen voor compliance doeleinden, maar ook om uw customer journey te verbeteren.
Volgens EU-wetgeving geldt een 0% btw-tarief voor uitgevoerde goederen. Klanten die voor de NAVO en andere EU-instellingen werken, zijn ook vrijgesteld.
Btw moet rechtstreeks aan de klant of zijn/haar vertegenwoordiger worden terugbetaald.
U mag in de winkel reclame maken voor een Tax-Free bedrijf, maar u mag het gebruik van dit bedrijf niet als voorwaarde stellen voor de teruggave van btw.
Door de keuzevrijheid van uw klant te respecteren verhoogt u de klanttevredenheid, versterkt u uw positie in de markt en blijft u voldoen aan EU-wetgeving.
In de meeste EU-landen moet je aankoopdocument specifieke informatie bevatten om exportbewijs van de douane te krijgen en btw terug te ontvangen van de winkel.
Als je aankoopdocument deze informatie niet bevat, is de winkel niet verplicht om de btw terug te betalen.
De onderstaande gegevens moeten duidelijk zichtbaar zijn op je aankoopdocument(en). Dit kan een btw-bon, factuur en/of Tax-Free-formulier zijn.
a) Jouw gegevens
Volledige naam
Paspoortnummer
Land van residentie (niet-EU land)
b) Gegevens van de winkel
Naam van de winkel
Adres van de winkel
Btw-nummer van de winkel
c) Aankoopgegevens
Aankoopdatum
Omschrijving van de goederen
Totaal aankoopbedrag
Totaal btw-bedrag
De meeste winkels kunnen jouw gegevens op verzoek toevoegen aan een bon of factuur.
Sommige winkels verstrekken een speciaal Tax-Free-bewijs of Tax-Free-formulier waarin je gegevens al zijn opgenomen. Lees hier meer over.
Kan de winkel je gegevens niet op de factuur toevoegen, maar wil zij wel meewerken? Dan kun jij of de winkel een Tax-Free-formulier downloaden, laten invullen en laten ondertekenen en afstempelen door de winkel.
De vereisten verschillen per land. Raadpleeg onze landengids om te zien welke documenten je precies moet tonen bij de douane in het EU-land waar je vertrekt.
Om in aanmerking te komen voor btw-teruggaaf moeten je aankoopdocumenten worden gevalideerd door de douane als bewijs dat de goederen zijn uitgevoerd.
In veel landen gebeurt deze validatie digitaal.
Kon je bij vertrek uit de EU geen validatie verkrijgen? Lees dan hier wat je kunt doen.
Exporteer je goederen via een zeevrachtcontainer of luchtkoerier (zoals DHL, UPS of FedEx), dan is een douanestempel niet vereist. In dat geval kun je digitale exportdocumenten aanleveren.
Let op:
Pro-forma facturen, offertes en bestelsamenvattingen worden niet geaccepteerd als geldig aankoopdocument.
In het algemeen kunnen wij geen bonnen verwerken als het minimum aankoopbedrag niet is bereikt.
Er is één uitzondering!
Als u meerdere bonnen heeft, van dezelfde winkel en dezelfde dag, mag u uw kassabon met een laag aankoopbedrag combineren met een andere kassabon van dezelfde winkel en dezelfde dag. Het totale aankoopbedrag van de bonnen samen moet hoger zijn dan het minimum aankoopbedrag.
Volgens de belastingwetgeving van de Europese Unie geldt er doorgaans een btw-tarief van 0% voor geëxporteerde goederen. NATO-medewerkers en degenen die voor bepaalde vrijgestelde EU-instellingen werken, komen ook in aanmerking voor dit btw-tarief van 0%.
Als u voldoet aan de vereiste voorwaarden en uw export is bevestigd door de douane, heeft u recht op een btw-teruggaaf voor de goederen die u heeft gekocht. Deze regeling is bedoeld om dubbele belasting te voorkomen – u wordt niet zowel in de EU als bij de invoer van goederen in uw thuisland belast.
Wat te doen als een winkel weigert mee te werken
Helaas zijn niet alle winkels bereid mee te werken met btw-teruggaveclaims. Als een winkel weigert te helpen, heeft u twee opties:
Neem direct contact op met de winkel
Winkels reageren vaak positiever op directe verzoeken. Probeer contact op te nemen via sociale media of e-mail. Als u hulp nodig heeft om de juiste contactgegevens te vinden, kunt u ons gerust om hulp vragen. Vergeet niet ons in uw bericht te CC'en of te taggen, zodat wij u kunnen ondersteunen.
Dien een klacht in bij de Europese Commissie
We brengen dit probleem actief onder de aandacht bij het Europese Hof van Justitie, maar we hebben uw hulp nodig. Door een klacht in te dienen bij de Europese Commissie, kunt u helpen druk uit te oefenen voor verandering, en het kan zelfs resulteren in de verwerking van uw btw-teruggaaf.
👉 Dien hier uw klacht in: European Commission - Online Complaint Submission
📌 Hulp nodig bij het invullen van het formulier? Bezoek deze pagina voor begeleiding.
Uw deelname kan helpen om positieve veranderingen in de EU-btw-teruggavebeleidsregels te bewerkstelligen. Laten we samenwerken om dit proces eerlijker en transparanter te maken!
Waarom moet ik een douanestempel halen? /Bewijs van uitvoer/btw-vrijstelling van een douane of andere afdeling van de belastingdienst is een wettelijke vereiste voor het indienen en verwerken van btw-teruggave verzoeken. Dit wordt door alle EU-overheid(en) gehandhaafd.
Zonder bewijs van uitvoer/btw-vrijstelling van de douane- of andere afdeling van de belastingdienst kunnen wij (en de winkel waar u uw goederen heeft gekocht) uw claim niet in behandeling nemen. Geen bewijs van uitvoer = Geen btw-teruggave. De belastingdienst(en) staat niet toe dat claims zonder btw-vrijstelling verwerkt worden, ongeacht de omstandigheden als u dit niet heeft kunnen behalen. Het afhandelen van een claim zónder kan hoge boetes opleveren voor ons bedrijf en de winkel waar u aankopen heeft gedaan. Wij vragen vriendelijk om uw begrip hiervoor.
Uw naam en een factuur/bestel/transactienummer van de winkel zijn verplichte informatie en moeten op uw documenten worden vermeld. Zonder deze gegevens kunnen wij een claim niet in behandeling nemen.
Tip: neem ruim voor tijd contact op met uw exportbedrijf en vraag hen deze informatie te vermelden op uw douane documenten. Dit doet men niet altijd automatisch. Help ze door een lijst op te sturen met winkelnamen en factuur/bestel/transactienummers.
Indien uw gegevens niet zichtbaar zijn op bovengenoemde douanedocumenten kunt u als extra ondersteuning de volgende documenten van uw exportbedrijf indienen:
Informatie over Amsterdam Centraal Station vind u hier.
De locaties van douanebalies en -beambten kunnen per treinstation verschillen en zijn vaak aan verandering onderhevig.
De douane kan aanwezig zijn
Neem ruim voor uw vertrekdatum contact op met het station en de klantenservice van uw treinoperator om te weten te komen waar u een stempel moet halen. Wij accepteren ook stempels van uw niet-EU-station van aankomst en van Europese ambassades.
Let op: zonder een stempel van de douane kunnen wij uw claim niet verwerken.
Als u problemen hebt met het uploaden van afbeeldingen/documenten in de app dan kunt u het volgende proberen:
Als volledig digitaal bedrijf kunnen wij de steeds hoger wordende operationele kosten van een kantoor op Schiphol ( huur, concessiekosten, personeel, veiligheid etc.) niet meer rechtvaardigen. Dit vertaalt zich in een snellere en veiligere afhandeling van uw bonnen, minder wachtrijen en een hoger refundbedrag voor u!
Indien u uw bonnen wilt indienen voor btw-teruggave vanaf Schiphol, deponeert u uw envelop met originele gestempelde bonnen in de oranje brievenbus tegenover de douane. Dit is een brievenbus van de Postnl. Indien u (in vertrekhal 3) uw envelop met bonnen in deze brievenbus deponeert, komen uw bonnen veilig en in goede orde bij ons binnen.
Lees meer op onze pagina over Schiphol
Hoe registreer ik een bon als de winkel niet wordt vermeld in jullie winkelgids? /Als de winkel waar u aankopen heeft gedaan niet in onze gids staat of daar een wit logo heeft, betekent dit dat we nog nooit eerder met ze hebben samengewerkt. Voelt u zich vrij om de nieuwe winkel te registreren in ons systeem (instructies hieronder). We nemen dan namens u contact met ze op voor uw btw-teruggave. Als de winkel niet mee wil werken brengen wij geen kosten in rekening.
We raden u aan om eerst direct contact op te nemen met nieuwe winkels. Cc ons in uw bericht naar de winkel zodat wij u kunnen assisteren. Een kort bericht is voldoende om te laten weten dat u een claim wilt indienen via vatfree.com. Nieuwe winkels zijn vaak eerder bereid mee te werken als u hen vooraf persoonlijk laat weten dat u een claim wilt indienen.
Log in in uw account om een nieuwe winkel toe te voegen. Wanneer u bent ingelogd:
Gefeliciteerd! U hebt de winkel toegevoegd aan onze gids.
Wij krijgen van PostNL één keer per week alle post geleverd op ons kantoor. Daarna kan het tot twee weken duren voordat alle post is verwerkt door ons systeem. Daardoor kan het maximaal 3 weken duren voordat uw bonnen als 'ontvangen' staan gemarkeerd in uw online account. Zodra wij uw bon hebben ontvangen en verwerkt ontvangt u van ons een bevestiging via de app en email.
U kunt ook de status van uw bonnen in de gaten houden door in te loggen in uw account. Op uw bonnen pagina staat bij elk van uw bonnen een status. Mocht u 3 weken na het versturen nog niets van ons hebben gehoord, dan verzoeken wij u nogmaals contact met ons op te nemen.
Ben ik verplicht mijn eigen bankrekening te gebruiken? /Nee, u bent niet verplicht uw eigen bankrekening te gebruiken. U kunt ook de bankrekening van een familielid of vriend/vriendin gebruiken. Daarnaast kunt u er ook voor kiezen uw btw-teruggave te doneren.
Kan ik mijn btw-teruggave ook doneren aan een goed doel? /Ja, wij maken uw btw-teruggave graag over aan een goed doel zoals het Rode Kruis, Wildlife Protection (WNF) of een ander project naar eigen keuze.
Als u wilt doneren, kunt u eenvoudigweg de onderstaande gegevens invullen tijdens de aanvraag van uw betaling.
Om te doneren aan een project naar eigen keuze zoekt u eerst hen bankgegevens online en vult u deze vervolgens in tijdens de aanvraag van uw betaling.
Rode Kruis:
- Kies betaalmethode 'IBAN/SEPA'.
- Naam van de bankhouder: Rode Kruis
- Bankrekening: NL33 INGB 0000 0008 81
Wildlife Protection WNF (Wereld Natuur Fonds):
- Kies betaalmethode 'IBAN/SEPA'.
- Naam bankhouder: Wereld Natuur Fonds
- Bankrekening: NL31 RABO 030 0000 030
U kunt uw uitbetaling aanvragen zodra wij de betaling van de winkel van uw terugbetaling hebben ontvangen.
U kunt de status van uw terugbetaling op elk moment volgen in uw account onder “Terugbetalingen”.
- Klik op een specifieke claim om meer details te bekijken.
- Onder “Terugbetalingsstatus” ziet u in welke fase uw terugbetaling zich bevindt.
- Onder “Details” vindt u de gemiddelde verwerkingstijd van de winkel.
Dit helpt u te begrijpen waar uw terugbetaling zich in het proces bevindt en hoe lang het nog kan duren.
🕐 Doorlooptijden kunnen per winkel verschillen
Elke winkel heeft zijn eigen betalingsproces en voorwaarden.
Sommige winkels betalen binnen een dag, terwijl andere 1 week, 14 dagen, 30 dagen, 60 dagen of zelfs tot 90 dagen kunnen duren. Gemiddeld is de verwerkingstijd ongeveer 30 dagen.
⚠️ Verwerkingstijden zijn gebaseerd op gemiddelde winkeltermijnen
De timing van uw terugbetaling is gebaseerd op de gemiddelde verwerkingstijd van de winkel die uw claim behandelt.
Houd er rekening mee dat betalingen eerder of later kunnen aankomen, afhankelijk van de snelheid van de winkel.
✅ Wij informeren u automatisch
Zodra de winkel de btw-terugbetaling aan ons heeft overgemaakt, ontvangt u automatisch een e-mail en een melding in de app.
U kunt daarna de instructies volgen om uw uitbetaling aan te vragen.
Veelgestelde vragen
Geen zorgen. In de meeste gevallen hoeft u niks in te dienen via de post. De meeste claims kunt u geheel digitaal indienen. Er zijn enkele uitzonderingen.
Via uw account (app en website) laten wij weten of u bonnen in moet dienen via de post. Controleer de status van uw bonnen in uw account.
Maak altijd fotos of scans van uw gestempelde bonnen voordat u ze opstuurt in de post.
Ons adres vindt u hier.
Weet u niet zeker of uw bon moet worden gepost? Neem dan contact met ons op via e-mail ([email protected]).
Vatfree.com heeft geen speciale tax-free brievenbussen op de luchthaven. Als wij u hebben gevraagd om uw documenten per post op te sturen en u dit vanaf de luchthaven wilt doen, gebruik dan een brievenbus van de nationale postdienst. Brievenbussen van reguliere postdiensten zijn op verschillende locaties op de luchthaven te vinden. Als u moeite heeft om een brievenbus te vinden, vraag dan een luchthavenmedewerker om u de weg te wijzen.
Op Schiphol, Amsterdam Airport (https://www.vatfree.com/schiphol) kunt u gebruikmaken van de oranje brievenbussen. Er staat een oranje brievenbus tegenover de douanehal.
Vergeet niet uw contactgegevens en registratienummers toe te voegen. Gebruik een goede envelop en een postzegel.
Om papier en bomen te besparen en de kosten te verlagen voor lagere servicekosten, werken wij bij voorkeur volledig digitaal. Daarom hebben wij geen balies of brievenbussen op de luchthaven. In ruil daarvoor eisen onze partnerwinkels over het algemeen niet langer dat u originele documenten per post indient — wat minder gedoe voor u betekent! Daarom verstrekken zij ook geen enveloppen meer in de winkel.
Ik wil mijn kopie paspoort niet met jullie delen. Wat nu? /De Nederlandse belastingdienst verplicht ons een kopie van uw paspoort te bewaren. Als wij geen kopie van uw paspoort bewaren, lopen wij (en de winkel) het risico grote boetes te ontvangen als gevolg van een onvolledige administratie. Wij vragen vriendelijk om uw begrip hiervoor.
Als u geen kopie van uw paspoort wilt delen, kunnen wij een uitzondering voor u maken als u een klacht indient bij de Nederlandse belastingdienst. U kunt hier een klacht indienen. Vergeet niet om uw klachtenformulier per e-mail ([email protected]) op te sturen, zodat wij uw account kunnen verifiëren.
Het indienen van een klacht tegen de belastingdienst heeft geen gevolgen voor u als reiziger naar Nederland of Europa. Het is een standaard en geaccepteerde procedure.
Wilt u geen klacht indienen tegen de belastingdienst? Hier leest u hoe u de kopie van uw paspoort veilig kunt delen. Wij geven u tips over hoe u uw gevoelige informatie kunt blokkeren. Dit maakt identiteitsdiefstal met de kopie van uw paspoort uiterst moeilijk en onwaarschijnlijk.
Wordt Partner van Vatfree.com ✅
Dit krijg je gratis:
➤ Vatfree.com In-Store app voor iOS, Android en web
➤ Professionele administratie voor btw-teruggave
➤ Gegarandeerd de hoogste btw-teruggave voor je klant
➤ Service en advies voor Tax-Free klanten
➤ Online overzicht van alle claims en informatie van Tax-Free klanten
➤ Onbeperkt en gratis promotiemateriaal voor in je winkel
➤ Data over je Tax-Free en internationale verkopen
➤ Zichtbaarheid in onze Winkel Gids en op onze socials
Aansluitkosten bij uw eigen kassa partij
Sommige kassapartijen brengen kosten in rekening voor het activeren van de Vatfree.com app voor POS.
Je hoeft niet aan te sluiten via een kassapartij. Je kan ook kosteloos gebruikmaken van onze in-store app, voor iOS, Android en web.
Gratis online aanmelden? Dat kan hier.
Meer informatie nodig? Neem contact op:
Email: [email protected]
Telefoon: +31 88 828 37 33
Op weekdagen tussen 10:00 - 17:00 CET
Hoe kan ik retail partner worden? /✅ Partner worden? Dat kan simpel en eenvoudig via ons online aanmeldformulier.
Heb je vragen? Aarzel niet om contact met ons op te nemen:
E-mail: [email protected]
Telefoon: 088 828 37 33
💡 Advies voor een grote onderneming?
Wil je verschillende entiteiten en winkels aanmelden, in 1 of meerdere EU-landen? Misschien wil je eerst alle mogelijkheden ontdekken. Aarzel niet om een gesprek in te plannen via [email protected], of neem contact op met je Vatfree account manager.
Veelgestelde Vragen
Hoe word ik retail partner van Vatfree.com?
Zijn er kosten voor Retail partners?
Kan ik Vatfree.com partner worden als ik al samenwerk met een ander Tax Free-bedrijf?
Voor u als retailer zijn onze diensten kosteloos. De service fee wordt verlegd naar uw klant.
Vatfree.com garandeerd de hoogste btw-teruggave, en daar zijn we trots op! Krijgen je klanten ergens anders meer terug? Dan verlagen wij onze service kosten.
✅ Gebruik onze Refund Calculator om precies te zien hoeveel je klant terugkrijgt.
Wij houden het simpel voor klanten:
Voor elke winkel en kassabon rekenen wij een standaard tarief: 27% van de btw op de bon, met een maximum van 90 EUR.
Een maximumtarief is uniek in de Tax Free-markt. Bij grote aankopen en btw-bedragen geldt ons maximum tarief en kunnen uw klanten honderden € besparen in vergelijking met onze concurrenten.
Veelgestelde Vragen
Waarom betalen mijn klanten een service fee?
Vatfree.com Refund Calculator
Zijn er nog andere transactiekosten?
Hoe verhouden de kosten bij Vatfree.com zich tot die van andere Tax-Free bedrijven?
Voor vragen over uw factuur kunt u terecht bij:
Email | [email protected]
Telefoon | +31 (0) 88 828 37 33
Hoe weet ik dat de aankopen van mijn klant zijn uitgevoerd? /De Belastingdienst (afdeling Douane) controleert of uw klant een aankoop uitvoert en in aanmerking komt voor een btw-teruggave. Bevestiging van uitvoer wordt, afhangend van de methode van uitvoer, door de douane verstrekt in de vorm van een stempel of digitale export documenten. Vatfree.com verzamelt alle documentatie van uw klant en controleert of aan alle eisen is voldaan.
Uw klant komt in aanmerking als hij/zij:
Wanneer uw klant in aanmerking komt verstrekt de douane bewijs van export in de vorm van een stempel of digitaal exportbewijs.
De douane controleert:
Vatfree.com controleert:
Wanneer aan alle eisen is voldaan en de uitvoer van goederen is vastgesteld door de douane, en dit is gecontroleerd door Vatfree.com, dan ontvangt u van ons het btw-teruggave verzoek.
IBAN/<a href="https://en.wikipedia.org/wiki/Single_Euro_Payments_Area" target="_blank">SEPA bank account</a> uit de onderstaande landen kunnen worden ingediend voor onze IBAN/SEPA betaalmethode. Als uw land niet in de onderstaande lijst is opgenomen, kies dan een andere betaalmethode.
| Country | Currency | |
|---|---|---|
| België | EUR | |
| Bulgarije | BGN | |
| Cyprus | EUR | |
| Denemarken | DKK | |
| Duitsland | EUR | |
| Estland | EUR | |
| Finland | EUR | |
| Frankrijk, Frans Guiana, Guadeloupe, Martinique | EUR | |
| Griekenland | EUR | |
| Guernsey | GBP | |
| Hongarije | HUF | |
| Ierland | EUR | |
| IJsland | ISK | |
| Isle of Man | GBP | |
| Italië | EUR | |
| Jersey | GBP | |
| Kroatië | HRK | |
| Latvia | EUR | |
| Liechtenstein | CHF | |
| Litouwen | EUR | |
| Luxemburg | EUR | |
| Malta | EUR | |
| Monaco | EUR | |
| Nederland | EUR | |
| Norwegen | NOK | |
| Oostenrijk | EUR | |
| Polen | PLN | |
| Portugal, Azores en Madeira | EUR | |
| Roemenië | RON | |
| San Marino | EUR | |
| Slovenië | EUR | |
| Slovakije | EUR | |
| Spanje, Canarische eilanden, Ceuta en Melilla | EUR | |
| Tsjechië | CZK | |
| Zweden | SEK | |
| Zwitserland | CHF |
Ja, dat kan. Informatie en instructies voor uw administratie en de ob-aangifte vind u hier:
| Nederland | |
| Ierland |
Een tussentijds leveradres binnen de EU is niet relevant voor de btw-teruggave. Relevant voor de btw-teruggave is het uiteindelijke export naar een land buiten de EU.
Als de goederen worden uitgevoerd via hand-baggage moet de klant zelf ook woonachtig zijn in een niet-EU land. De douane controleert of dit het geval is.
Als aan alle voorwaarden is voldaan ontvangt uw klant bevestiging van export van de Douane, en geldt het 0% btw-tarief. Als btw is betaald tijdens moment van aankoop dient u deze terug te betalen aan de klant.
Hier leest u meer over de vereisten en procedures voor het behalen van een export bewijs, zodat u weet dat uw klant zijn aankopen heeft uitgevoerd.
In de meeste Europese landen geldt een minimale besteding om in aanmerking te komen voor een BTW-teruggave. Dit minimum verschilt per land. Hieronder vindt u een overzicht van de EU-landen met hun minimum aankoopbedrag per bon, in lokale valuta:
| Land | Minimale besteding |
|---|---|
| België | 125 EUR |
| Bulgarije | BGN 250 |
| Cyprus | 50 EUR |
| Denemarken | 300 DKK |
| Duitsland | 50,01 EUR |
| Estland | 38,01 EUR |
| Finland | 40 EUR |
| Frankrijk | 100,01 EUR |
| Griekenland | 50 EUR |
| Hongarije | Ft 17.500 |
| Ierland | 0 EUR |
| Italië | 70,01 EUR |
| Kroatië | 100 EUR |
| Letland | 44 EUR |
| Litouwen | 55 EUR |
| Luxemburg | 74 EUR |
| Malta | 50 EUR |
| Nederland | 50 EUR |
| Oostenrijk | 75,01 EUR |
| Polen | 50 EUR |
| Portugal | 60,85 EUR |
| Roemenië | 175 EUR |
| Slowakije | 100 EUR |
| Slovenië | 50,01 EUR |
| Spanje | 0 EUR |
| Tsjechië | 2.000 CZK |
| Zweden | 200 SEK |
De belastingdienst verplicht ons een kopie van uw paspoort te bewaren. Zonder de kopie van uw paspoort mogen wij uw claim niet in behandeling nemen. Nadat wij de kopie van uw paspoort hebben ontvangen en gecontroleerd mogen wij uw claim verder verwerken en doorsturen naar de winkel.
U kunt hier lezen hoe u een kopie van uw paspoort veilig kunt delen.
Let op; als u een EU-paspoort heeft moet u ook een kopie van uw visum aanleveren voor het niet-EU-land waar u woont. Als u geen visum heeft kunt u ook een verblijfsvergunning, werkvergunning, ID-kaart of ander document uploaden. Het document moet afgegeven zijn door de overheid van het niet-EU land waar u woonachtig bent.
1. Ga naar 'Ik' op je startscherm
2. Ga naar 'Instellingen' op uw 'Ik' scherm
3. Ga naar 'Beveiligingsinstellingen' op uw 'Instellingen' scherm
4. Controleer uw telefoonnummer op uw 'Beveiligingsinstellingen' scherm. Uw telefoonnummer is uw Alipay-ID.
U vind hier informatie over de benodigde export documenten.
Registreer uw claim in uw account als goederen die zijn uitgevoerd via zeecontainer / vrachtschip. Volg onderstaande stappen:
1. Ga naar uw 'mijn bonnen' pagina in uw account
2. Selecteer de groene knop 'voeg bon toe'
3. Scroll naar beneden en selecteer de optie 'cargo verzoek registreren'
4. Selecteer het icoontje 'export bedrijf'
Informatie en instructies voor uw administratie en de ob-aangifte vind u hier:
| Nederland | |
| Ierland |
| Douanesysteem |
|
| Minimum aankoopbedrag | 0 / geen minimum voor Spaanse bonnen van Spaanse winkels Minimum aankoopbedragen voor andere EU landen vind u hier |
| Douanelocaties en openingstijden | Terminal T1, verdieping 1 (check-in) Open van 07.00 - 22.00 uur Terminal T4 Satelliet, verdieping 2 (instapruimte) 24 uur geopend Terminal T4, verdieping 2 (Vertrek) Open van 07.00 - 22.00 uur |
| Contactgegevens | Telefoon: +34 91 321 10 00 / +34 902 404 704 |
| Vereiste documentatie voor de douane |
|
| Douanesysteem | In Frankrijk is het douanesysteem digitaal. Bewijs van export haalt u bij speciale Tax-Free (Détaxe) automaten. U vindt deze op elke internationale luchthaven in Frankrijk. Ze bevinden zich meestal vóór de check-in balies, in de internationale vertrekhallen. Het Tax-Free formulier dat u van de winkel heeft ontvangen scant u in de automaat. De BTW wordt teruggegeven via het Tax-Free bedrijf wat op het formulier staat.
Werkt de Tax-Free automaat niet of vertrekt u vanuit een ander EU-land? Ga dan naar een handmatige Douanebalie voor een exportstempel. U kunt een luchthavenmedewerker vragen om u weg te wijzen. |
| Minimum aankoopbedrag | € 100 per winkel per dag Minimum aankoopbedragen voor andere EU landen vind u hier |
| Douanelocaties en openingstijden | Terminal 1 (CDGVAL-niveau, hal 6) |
| Contactgegevens | Telefoon: +33 172 407 850 |
| Vereist voor de douane |
|
Tot nader order: het VK heeft besloten om toeristen die de EU verlaten geen btw-teruggave aan te bieden. Meer informatie is hier te vinden: https://www.gov.uk/tax-on-shopping/taxfree-shopping
GOV.UK
VAT and other taxes on shopping and services, including tax-free shopping, energy-saving equipment and mobility aids.
Postkantoor:
U kunt enveloppen (en postzegels) kopen en verzenden in de winkel 'Service Point Schiphol Plaza'.
Service Point vindt u hier op de kaart.
Service Point bevindt zich op aankomstniveau, tussen aankomsthallen 3 en 4, naast de winkel 'Rituals'.
Service Point is dagelijks geopend van 7.00-22.00 uur.
Brievenbussen (PostNL):
- Vertrekniveau pre-security - in de buurt van incheckbalie nr. 8, naast de informatiebalie
- Vertrekniveau pre-security - naast de valet- en bagageverzegelingsdienst; in de buurt van het café
- Vertrekniveau pre-security - naast Urban Beans en de tax-free balies
- Aankomstniveau, postsecurity - naast Burger King
- Aankomstniveau, postsecurity - in de buurt van de informatiebalie, Nespresso en de Body Shop
- Aankomstniveau, postsecurity - in de buurt van AviFlora en G-Star Raw
Kan ik bonnen en formulieren van andere tax-free bedrijven indienen (Global Blue, Innova, Premier, etc)? /Ja, je kunt Tax-Free formulieren en bonnetjes van andere Tax-Free bedrijven indienen, zoals Global Blue, Innova Tax-Free, Premiere Taxfree, Planet Payment, Easy Taxfree enzovoort.
De meeste winkels geven klanten vrijheid van keuze. Ze kunnen je een Tax-Free formulier of bon geven van een specifiek Tax-Free bedrijf, maar staan toe dat je het overal indient (ook bij Vatfree.com).
Dat is eerlijk, want jij betaalt de servicekosten!
Helaas willen sommige winkels geen claims verwerken als je het tax-free bedrijf dat in de winkel wordt gepromoot niet gebruikt.
✅ Voordat je gaat winkelen of een claim indient, bekijk onze winkelgids om te zien of een winkel BTW terugbetaalt bij het eerste verzoek via Vatfree.com.
✅ Tax-free formulieren en bonnetjes maken deel uit van je aankoopdocumenten. Als je deze van de winkel hebt ontvangen, vergeet dan niet om kopieën te uploaden bij het indienen van een claim in je account.
Veelgestelde vragen
Kan ik bij elke winkel een btw-teruggave krijgen?
Wat betekenen de gekleurde logo's in de winkelgids?
Hoe registreer ik een nieuwe winkel in jullie winkelgids?
Ja! Vanaf 1 januari 2021 komt u in aanmerking voor btw-teruggave op uw aankopen in de EU. Welkom bij vatfree.com!
U kunt goederen invoeren tot 390 pond (of tot 270 pond als u met een eigen vliegtuig of boot aankomt). Als u deze vrijstelling overschrijdt, betaalt u belasting en invoerrechten over de totale waarde van de goederen, niet alleen over de waarde boven de vrijstelling. Het kan zijn dat u invoer-btw en douanerechten moet betalen als u uw vrijstelling overschrijdt.
Voor meer informatie, ook over de invoer van alcohol en tabak, kunt u dit artikel lezen.
Vatfree.com kan op verzoek de ID-documenten van uw klant met u delen. Verzoeken voor ID-documenten kunnen worden ingediend via [email protected].
Vatfree.com kan de identiteitsbewijzen van uw klant alleen verstrekken indien u deze nodig heeft voor het verwerken van een btw-teruggave claim of in geval van controle door de fiscus. Wij adviseren u om ID documenten alleen op te vragen in geval van controle door de fiscus. Vatfree.com bewaart kopieën van ID documenten in een veilige digitale omgeving die de privacy uw klanten beschermt.
Paspoortgegevens die de belastingdienst nodig heeft om een btw-teruggave goed te keuren (naam, land, paspoortnummer) worden automatisch met u gedeeld op het digitale taxfree formulier van uw klant. U kunt het digitale tax-free formulier van uw klant terugvinden in uw factuuroverzicht.
_____________________________________________________________________________________
Vatfree.com is door de belastingdienst verplicht kopieën van de identiteitsbewijzen van uw klant te ontvangen en op te slaan om aan te tonen dat zij buiten de EU wonen en in aanmerking komen voor een btw-teruggave. Zonder een kopie van de identiteitsbewijzen van uw klant kan vatfree.com u geen factuur sturen.
Tijdens de registratie bij vatfree.com dienen klanten de volgende documenten te overleggen:
Let op: in overeenstemming met de GDPR privacywetgeving zijn wij verplicht om gevoelige gegevens te blokkeren (foto, sofinummer, handtekening).
Waar kan ik mijn factuur vinden? /Facturen worden u per e-mail toegestuurd. In elke factuur email vindt u een link naar uw online factuuroverzicht. Uw factuuroverzicht toont al uw openstaande en betaalde facturen en bevat ook uw klantgegevens en documenten.
Op elke factuur pagina vindt u twee PDF bestanden:
In overeenstemming met de wet- en regelgeving op het gebied van privacy worden de identiteitsbewijzen van uw klanten niet opgenomen in uw factuuroverzicht. Deze worden in een veilige omgeving opgeslagen en kunt u op schriftelijk verzoek bij ons opvragen: [email protected].
Als uw goederen per luchtkoerier zijn geëxporteerd (DHL, FedEx, PostNL, enz.), registreer dan uw bon als een 'cargo'-bon.
Informatie over vereiste exportdocumenten vindt u hier.
Voeg een bon toe en kies de optie 'registreer een CARGO-bon'.
2. Nadat u uw bongegevens heeft ingevuld, kies de optie 'Per post, verzonden door de (online) winkel'.
3. Upload uw 'Bevestiging van verzending' en 'POD'. U kunt meer informatie over deze documenten vinden hier.
Op dit moment is de douane balie nog steeds open op Schiphol.
Locatie: vertrekhal 3, voor de check in balies en paspoort controle.
Openingstijden: 6:00 - 22:00
Als u de douane balie niet binnen de openingstijden kunt bezoeken dan kunt u het telefoonnummer bellen wat op de balie vermeld wordt (+31881583440). Een douane ambtenaar zal dan naar u toe komen om uw bonnen af te stempelen. Bel het nummer 15 minuten van te voren. Deze service is 24/7 beschikbaar.
U kunt ook naar de douane op het vliegveld van het niet EU-land waar u aankomt.
Ja, u kunt nog steeds een btw-teruggave claim indienen. Houd er echter rekening mee dat door de uitbraak van het Coronavirus de betaling kan worden vertraagd en dat sommige BTW-teruggaven niet langer gegarandeerd zijn. Voor meer gedetailleerde informatie kunt u hier onze Covid-19 verklaring lezen.
Laatst bijgewerkt op 9 mei 2020
Als de winkel uw btw-teruggave claim verwerkt dan ontvangt u ook van ons de betaling. Houd er echter rekening mee dat door de uitbraak van het Coronavirus betalingen mogelijk worden vertraagd. Daarbij zijn sommige BTW-teruggaven niet langer gegarandeerd. Voor meer gedetailleerde informatie kunt u hier onze Covid-19 verklaring lezen.
Laatst bijgewerkt op 10 Mei 2020
Corona: Ik zit vast in de EU en kan geen douanestempel krijgen. Wat nu? /Sommige mensen zitten vanwege het Coronavirus vast in de EU waardoor ze de douanestempel niet op tijd kunnen halen.
Op dit moment is het nog niet duidelijk of de douane- en belastingdiensten voor deze gevallen een uitzondering zullen maken. Wij hebben contact opgenomen met de Nederlandse douane en belastingdienst en zij zijn op de hoogte van de situatie. De kwestie wordt intern besproken.
Op dit moment wordt u geadviseerd om naar de douane te gaan zodra u weer kunt reizen, ook als u al te laat bent, en uw situatie uit te leggen aan de douanebeambte. Als u een vluchtplan heeft dat een geboekte en gemiste vlucht laat zien als gevolg van vliegbeperkingen, neem dit dan mee naar de douane.
Kunt u geen Vatfree.com bonnen meer uitprinten, of ervaart u een ander probleem met de vatfree.com kassakoppeling?
Neem dan contact op:
Om een kopie van uw paspoort te kunnen uploaden, moet u ingelogd zijn in uw account. U kunt een kopie van uw paspoort uploaden op uw account pagina.
Wanneer u bent ingelogd via de app en op uw account account pagina bent, scroll dan naar beneden om een kopie van uw paspoort te uploaden:
Wanneer u bent ingelogd via de website en op uw account pagina bent, kunt u een kopie van uw paspoort uploaden aan de rechterkant van de pagina:
Controleer eerst de e-mail die wij u hebben gestuurd om u te laten weten dat uw bon is afgekeurd. In deze e-mail laten we u weten waarom uw bon is afgekeurd en wat u kunt doen om dit te corrigeren.
Als uw bon her-opent kan worden, ziet u op de bon pagina een blauwe knop; 'her-open bon'. Klik op deze knop om uw bon te heropenen en voeg de ontbrekende documenten toe.
Als u geen knop ziet om uw kassabon te heropenen, laat het ons dan per e-mail weten. We zullen dan kijken of we u op een andere manier verder kunnen helpen.
Waar kan ik een kopie van mijn boarding pass uploaden? /U kunt een kopie van uw vliegticket toevoegen op uw bon pagina, bij de registratie van uw bon, tijdens of na de registratie. U mag ook een kopie van uw vluchtgegevens uploaden, inplaats van uw vliegticket.
Zorg ervoor dat uw naam een uitgangsdatum duidelijk zichtbaar zijn.
Nee. Bedrijven kunnen geen btw-teruggave aanvragen via vatfree.com. Als u via vatfree.com een btw-teruggaveverzoek wilt indienen dient u als particulier uw goederen te kopen.
De Belastingdienst staat niet toe dat wij zakelijke claims in behandeling nemen. Om volledig te voldoen aan de vereisten van de belastingdienst kunnen wij daarom geen bonnen en facturen met bedrijfsnamen en/of btw-nummers (anders dan die van de verkoper) in behandeling nemen.
Koopt u in voor een Europees bedrijf? Meer informatie over btw-teruggave voor Europese bedrijven vind u hier:
U kunt ook contact opnemen met uw lokale belastingdienst, belastingadviseur en/of accountant voor hulp en informatie over het indienen van een claim.
Waarom vatfree.com? /Onze missie is om reizigers te helpen gemakkelijk tax-free te shoppen bij winkels en merken die van hen houden.
Wij zijn de snelst groeiende mobiele optie met de hoogste terugbetaling gegarandeerd, aan de meest uiteenlopende groepen reizigers.
Waarom mobiel?
Luchthavens vragen reizigers om minstens drie uur voor hun vlucht aanwezig te zijn en veiligheidsprocedures kosten veel tijd. De meeste reizigers hebben weinig tijd over om een douanestempel te halen. In de rij staan bij de douane balie kan tot een half uur of meer duren. Als je daarna nog in de rij moet staan bij een tax-free balie voor een terugbetaling in contanten, kan de tijd van dit hele proces oplopen tot een uur of meer. Tijd is kostbaar, dus hebben we in 2016 de allereerste taxfree winkelapplicatie gebouwd, zodat reizigers de btw-teruggave kunnen aanvragen zodra ze een vrij moment hebben gevonden, in het vliegtuig naar huis of in het comfort van hun eigen huis.
Waarom divers?
Wij zijn de eerste en enige tax-free shopping service die door reizigers is opgezet, specifiek voor reizigers, met de nadruk op de behoeften van reizigers. Onze service varieert daarom van het helpen van verschillende groepen reizigers; toeristen, cruisepassagiers, militairen, expats en internationale studenten. We zijn ook in staat om reizigers te helpen btw terug te krijgen over aankopen die online en over de grens zijn gedaan, en over aankopen die met lage en hoge btw-tarieven zijn gedaan.
Waarom de hoogste terugbetaling gegarandeerd?
De meest voorkomende feedback die we krijgen van reizigers is dat ze zich ongemakkelijk voelen om hoge kosten te moeten betalen voor het terugvorderen van btw waar ze recht op hebben. Zeker nadat ze zoveel moeite hebben moeten doen om de terugbetaling te regelen. Dat begrijpen we. De wet stelt dat u bij de uitvoer van goederen naar een niet-EU-land geen btw hoeft te betalen. Om de aanvankelijk betaalde btw terug te kunnen vorderen, moeten reizigers in de rij staan bij de douane, voordat ze naar huis vliegen, om een bewijs van uitvoer te krijgen. Dit kan behoorlijk stressvol zijn, nogal wat tijd in beslag nemen en in sommige gevallen zelfs leiden tot het opgeven van het halen van de stempel, als je bijvoorbeeld een vlucht moet halen. Als de stempel eenmaal is gehaald, is de enige manier om de btw terug te vorderen het contact opnemen met de winkel. Als de winkel niet bereid is om mee te werken, hoge kosten in rekening brengt (met of zonder een refund partner) of er gewoon lang over doet om alles te verwerken, leidt dit tot teleurstelling bij de klant. Traditionele tax-free bedrijven rekenen kosten die variëren van 35% tot 50% van het btw-bedrag en zijn alleen een optie als winkels zijn aangesloten. We hebben besloten de huidige technologie te gebruiken om een open platform te creëren waar alle winkels gemakkelijk bij kunnen aansluiten, zonder noodzakelijke contracten, en om de kosten zo laag mogelijk te houden, zodat we de hoogst mogelijke terugbetaling kunnen blijven bieden. Onze servicekosten beginnen bij €2,50 per kassabon met een maximum van €90. Hiermee hopen we retailers en winkels te hebben geholpen, namelijk, wij geloven: een tevreden klant is een klant voor het leven!
We willen graag dat u zich bij ons aansluit en uw winkel(s) gratis opneemt in onze winkelgids: klik hier om te registreren.
Goed om te weten:
✅ Bekijk onze landenhandleiding om de douaneregels per EU-land te zien
✅ In de meeste EU-landen vereist de douane een factuur die voldoet aan de eisen voor een btw-teruggave
✅ Veel winkels geven je een Tax-Free bon of Tax-Free formulier als vervanging van een factuur. Tax-Free bonnen en Tax-Free formulieren zijn geldige vervangingen en worden geaccepteerd door alle douanediensten in de EU
✅ Als de winkel geen correcte factuur kan afdrukken en geen Tax-Free bonnen of formulieren heeft, kun je er hier een downloaden. Voeg dit toe aan je aankoopdocumenten van de winkel.
⚠️ Heb je Tax-Free bonnen en Tax-Free formulieren ontvangen van een ander belastingterugbetalingsbedrijf (dan Vatfree.com)? Bekijk onze winkelgids om te bevestigen of je ze via Vatfree.com kunt indienen
⚠️ In Spanje en Frankrijk wil de Douane een Tax-Free formulier dat speciaal is uitgegeven door de winkel. De btw wordt terugbetaald door de Tax Refund Operator die op het formulier zichtbaar is. Je kunt je eigen Tax-Free formulier niet afdrukken. Zonder een formulier van de winkel kun je de btw niet terugkrijgen.
Selecteer het pdf bestand hierbeneden om uw tax-free formulier te downloaden en te printen:
Op Schiphol is een tax-free formulier niet verplicht. Voor andere Europese vliegvelden raden wij u aan voor elke bon een tax-free formulier mee te nemen.
Waar kan ik een douanekantoor vinden als ik met de Eurostar reis van Amsterdam naar het Verenigd Koninkrijk?
Op dit moment is het niet mogelijk om een douanestempel te krijgen op station Amsterdam Centraal. Als u met de Eurostar reist van Amsterdam naar het VK, vindt de douanevalidatie plaats op station Brussel Midi/Zuid.
Wanneer u vanuit Amsterdam naar het VK reist via de Eurostar, stopt uw trein op station Brussel Midi/Zuid. Bij deze stop:
Wat moet ik meenemen naar de douane in Brussel Midi?
Om het proces soepel te laten verlopen, neemt u het volgende mee:
Wat gebeurt er als ik de douane op Brussel Midi mis?
Als u uw bonnen en/of tax-free formulieren niet laat stempelen door de douane op Brussel Midi, kunnen wij uw btw-teruggave niet verwerken. Het is essentieel dat u uw goederen toont en de vereiste stempel verkrijgt voordat u uw reis voortzet.
Onze service is volledig digitaal, wat betekent dat we uw btw-teruggave niet in contanten kunnen betalen.
Onze lijst met betaalmethodes vind u hier.
Om een btw-teruggave in te dienen heeft men een certificaat van vrijstelling nodig:
Voor andere landen, neem contact op met de belastingafdeling van de institutie waar u werkzaam bent.
Amsterdam Schiphol Airport, Nederland /Sinds januari 2026 gebruikt de Nederlandse douane digitale validatie voor aankopen die in Nederland zijn gedaan.
Uw Nederlandse aankopen moeten digitaal bij de douane worden geregistreerd:
Partnerwinkels: aankopen worden automatisch door de winkel geregistreerd en bij de douane ingediend.
Niet-partnerwinkels of online aankopen: registreer uw aankoop via onze app of website vóór vertrek en vóór het passeren van de douane.
We raden aan de NL Customs VAT App te downloaden om te controleren of uw aankopen correct zijn geregistreerd. In de meeste gevallen is een bezoek aan de douanebalie niet meer nodig.
Op de luchthaven:
Open de NL Customs VAT app.
Zet locatievoorzieningen (GPS) en Bluetooth aan.
Vraag de export validatie aan in de app.
De app geeft aan of:
de validatie direct is voltooid, of
u eerst bij de douanebalie langs moet voor een extra controle.
U kunt uiteraard ook direct naar de douanebalie gaan, waar een medewerker uw aankopen kan vinden door uw paspoort te scannen.
Als u goederen in een ander EU-land heeft gekocht en de EU verlaat via Schiphol:
Bezoek de douanebalie.
De douane plaatst een handmatige (inkt) stempel als bewijs van uitvoer.
Digitale validatie geldt niet voor niet-Nederlandse aankopen.
⚠️ Belangrijk:
Uw bon moet uw naam, land van verblijf en paspoortnummer vermelden.
Als deze informatie ontbreekt, neem een Tax-Free formulier mee.
Breng uw aankopen (indien gevraagd), paspoort, boardingpass, en — als u een EU-paspoort heeft — bewijs van verblijf buiten de EU mee.
Na de douane kunt u een foto van de gestempelde bon of Tax-Free formulier uploaden bij uw claim.
€50 per winkel per dag voor aankopen in Nederland.
Locatie: Vertrekhal 3 (voor check-in en security)
Openingstijden balie: 06:00 – 22:00
⚠️ Douanemedewerkers zijn 24/7 aanwezig.
Als de balie gesloten is, gebruik dan de telefoonnummers die bij de balie worden weergegeven. Een douanemedewerker zal uw kant op komen:
+31 88 158 3900 (06:00 – 22:30)
+31 88 158 3440 (22:30 – 06:00)
Digitale validatie: automatisch geregistreerd — geen upload nodig.
Handmatige stempel: upload het gestempelde document bij uw claim.
U ontvangt e-mailupdates zodra uw teruggaaf wordt verwerkt en wanneer u uw betaalgegevens kunt doorgeven.
Waar ga ik naar de douane als ik moet overstappen? /Let op uw overstaptijd. Als u een tussenstop van 2 uur of meer moet maken op een andere EU luchthaven (voordat u de EU definitief verlaat) zal de douane op Schiphol uw bonnen niet afstempelen. U wordt dan doorverwezen naar de douane op uw overstap bestemming.
Als de online winkel uw artikelen eerst aflevert op een adres binnen de EU en u de artikelen daarna zelf via zeecontainer uitvoert:
Daarna geven we een tijdsbestek voor uw terugbetaling en laten we u weten wanneer uw BTW uit de winkel is binnengekomen.
Informatie over betaalmethoden vindt u hier.
Als de online winkel je aankopen levert op een adres binnen de EU en je de goederen later per vliegtuig, trein of auto uitvoert:
Stap 1. Ontvang een factuur met je niet-EU-adres als factuuradres
Wanneer je online betaalt, bieden de meeste webshops de mogelijkheid om een afleveradres en een factuuradres in te vullen. Gebruik voor het factuuradres je niet-EU-adres en voeg je naam en paspoortnummer toe om te voldoen aan de vereisten voor btw-teruggave. Soms is het niet mogelijk om een ander factuuradres dan het afleveradres in te voeren. In dat geval kun je het opmerkingenveld of een extra adresveld gebruiken, of contact opnemen met de webshop voor ondersteuning.
Stap 2. Registreer je factuur via de vatfree.com-app of website
De meeste online winkels sturen je factuur per e-mail na betaling. Je kunt de factuur vervolgens registreren via de vatfree.com-app of website. Je ontvangt een bevestiging van registratie per e-mail.
Stap 3. Verkrijg douanevalidatie en upload een foto van de afgestempelde factuur
Print je factuur en het gegenereerde tax-free formulier ter voorbereiding op de douanevalidatie. Voor btw-teruggave moet je de douane bezoeken om een bewijs van uitvoer van je goederen te verkrijgen. Bekijk hier waar je de douane kunt vinden. Na je bezoek aan de douane maak je foto’s of scans van al je documenten en upload je deze in de Vatfree-app.
Verlaat je de EU vanuit Nederland? Sla de wachtrij over en gebruik de Douane-app voor digitale validatie. Het is niet nodig om de factuur van de winkel te printen, aangezien het proces volledig digitaal verloopt.
Wanneer wij je documenten hebben goedgekeurd, ontvang je een tijdsindicatie voor je terugbetaling en stellen wij je op de hoogte zodra de btw van de winkel is ontvangen.
Informatie over betaalmethoden vind je hier.
Levering buiten de EU - door de winkel georganiseerde export via luchtvracht (DHL, FedEX, PostNL etc) /De winkel organiseert de levering van uw artikelen op een adres buiten de EU, via luchtvracht (DHL, FedEX, PostNL etc)
Stap 1: Bestel uw artikelen
Bestel uw artikelen online en kies voor directe internationale verzending
Stap 2: Verzamel de vereiste exportdocumenten
Stap 3: Registreer uw btw-teruggave claim
Registreer uw factuur in uw vatfree.com account om het btw-teruggave process in gang te zetten. Tijdens de registratie van uw claim dient u de kopie van uw factuur en exportdocumenten digitaal in.
De winkel organiseert de levering van uw artikelen op een adres buiten de EU, via zeecontainer.
Stap 1: Bestel uw artikelen
Bestel uw artikelen online en kies voor directe internationale verzending
Stap 2: Verzamel de vereiste exportdocumenten
Stap 3: Registreer uw btw-teruggave claim
Registreer uw factuur in uw vatfree.com account om het btw-teruggave process in gang te zetten. Tijdens de registratie van uw claim dient u de kopie van uw factuur en exportdocumenten digitaal in.
Je verzenddocumenten moeten zijn uitgegeven door je verzendbedrijf en voldoende informatie bevatten over je aankoop in de winkel.
| DOCUMENT TYPE | VERPLICHTE INFORMATIE | ||||||
|
| ||||||
1. Tracking-/vrachtbriefnummer (dezelfde als op de commerciële factuur of verzendbevestiging). Het bewijs van levering is te vinden op de website van je koerier met je trackingnummer. Ontdek hier hoe je een POD verkrijgt. |
U komt in aanmerking voor een btw-teruggave als u voldoet aan de NEMS-voorwarden:
Let op: er zijn verschillende vereisten waar aankoopbonnen aan moeten voldoen wilt u deze kunnen indienen voor de btw-teruggave.
Het gebruik van de Vatfree.com API voor kassakoppelingen is eenvoudig en handig als uw kassaleverancier met ons samenwerkt.
Onze huidige POS-partners:
Om de Vatfree.com API te activeren, neem contact op met uw POS-accountmanager en zet [email protected] in cc. Houd er rekening mee dat sommige POS-bedrijven een kleine opstart- of maandelijkse beheervergoeding kunnen rekenen.
Staat uw POS-leverancier niet in de lijst? Neem dan contact op met uw POS-accountmanager om een integratie aan te vragen en zet [email protected] in cc. Wij helpen graag met eventuele vragen.
Als alternatief kunt u ons gratis merchantportaal gebruiken via merchant.vatfree.com of de gratis app downloaden voor iOS en Android. Laat het ons weten via [email protected] of +31 88 828 3733, zodat wij uw accountinstellingen kunnen aanpassen.
Kan ik mijn claim direct bij de winkel indienen? /Ja, dat kan, maar de meeste winkels zullen uw individuele claim niet in behandeling nemen. Veel winkels die dit wel doen brengen daarvoor kosten in rekening, net als vatfree.com.
Waarom? Om btw-teruggave claims van consumenten te verwerken, moeten winkels administratieve procedures uitvoeren die ingewikkelder zijn dan gewoonlijk. Ook hebben ze een beveiligde omgeving nodig, om de gegevens en identiteitsdocumenten van klanten veilig te bewaren. Veel winkels weten niet hoe ze dit zelf moeten doen en willen geen tijd en geld investeren om de vereiste know-how te internaliseren. In plaats daarvan besteden ze deze administratie liever uit aan (u raadt het al); tax-free aanbieders zoals vatfree.com.
Het verwerken van claims, ingediend via vatfree.com, is niet alleen makkelijker voor winkels, het is ook makkelijker voor u. Het kost immers veel van uw kostbare tijd om bij elke individuele winkel een claim in te dienen en de communicatie met alle winkels te onderhouden. Daarbij biedt Vatfree.com de hoogste teruggave in de markt. Besteed uw administratie daarom uit aan ons, in plaats van het allemaal zelf te doen!
Wij garanderen de hoogste terugbetaling op de markt, omdat onze servicekosten de laagste zijn. En wij zijn er trots op! Als u ergens anders lagere servicekosten tegenkomt, laat het ons dan weten, dan passen wij deze gegarandeerd aan.
Bij Vatfree.com betaalt u:
Een Service Fee
Transactiekosten (dit kan gratis zijn, afhankelijk van uw betaalmethode)
Waarom betaal ik een service fee?
Om aanvragen voor btw-teruggave op efficiënte wijze te blijven verwerken, moeten we onder meer:
Op de hoogte blijven van btw- en exportregelgeving in verschillende EU-landen
Op hoogte blijven van douaneprocessen in verschillende EU-landen
Medewerkers opleiden zodat ze de beste service kunnen bieden
Veilige digitale omgevingen bouwen en beheren om klantgegevens en ID-documenten op te slaan
Relaties opbouwen en onderhouden met douanes door de gehele EU
Relaties opbouwen en onderhouden met aanbieders van betalingsoplossingen in de hele EU
Relaties opbouwen en onderhouden met winkels door de gehele EU
Onze interne systemen en processen continu blijven onderhouden en verbeteren
De hieraan verbonden kosten worden gedekt door de service fee.
Het is onze missie om de service fee zo dicht mogelijk bij nul (0) te krijgen.
Wij innoveren voortdurend om dit voor elkaar te krijgen. Voor het ontwikkelen van de benodigde technologie is geld nodig en het kost tijd om alle winkels, douaneafdelingen en betaaldiensten aan te sluiten op Vatfree.com.
Ondertussen proberen wij de laagst mogelijke service fee aan te bieden, en daar zijn we trots op! Mocht u ergens anders een lager tarief vinden, laat het ons dan weten. Wij geven u gegarandeerd meer terug.
Veelgestelde Vragen
Hoe verhouden de kosten bij Vatfree.com zich tot die van andere Tax-Free bedrijven?
Wat als ik ergens anders meer terugkrijg?
Wat is de Vatfree.com service fee?
Vatfee.com refund calculator
Dit artikel is van toepassing op NAVO-militair personeel gestationeerd in Nederland dat artikelen heeft gekocht in winkels buiten Nederland (maar binnen de EU)
Vraag een kassabon of factuur aan bij de winkel
Print en vul twee (2) keer het formulier ‘VAT and Excise Duty Exemption Certificate 151’ in. Eén (1) voor jezelf en één (1) voor het belastingkantoor. Het belastingkantoor maakt geen kopieën; je moet beide exemplaren meenemen.
Download: GENERAL 151 FORM
Download: BRUNSSUM 151 FORM
a. Veld 1: Vul je naam en je Nederlandse woonadres in (negeer Brunssum-adres)
b. Veld 5: Vul winkelgegevens, beschrijving van je artikelen (zoals op je aankoopfactuur) en bedragen zonder btw in
c. Velden 2, 3, 4, 6 en 7: worden ingevuld en afgestempeld door een belastingkantoormedewerker
Download onze app of maak een account aan via onze website vatfree.com en registreer je bon. We vragen je om kopieën van je documenten te uploaden.
Zodra dit proces is voltooid, controleren we je documenten en nemen we contact op met de winkel voor je terugbetaling. Je wordt per e-mail op de hoogte gebracht wanneer een winkel je claim heeft verwerkt. Na melding kan de betaling worden aangevraagd door in te loggen op je account.
Aanvullende opmerkingen:
Claims mogen digitaal worden ingediend
Originele documenten moeten veilig thuis bewaard worden totdat de winkel je claim heeft verwerkt
Als u gestationeerd bent in Nederland en aankopen doet bij Nederlandse winkels, volg dan de instructies hier.
Om een btw-teruggave aan te vragen, volg de onderstaande stappen:
Verkrijg een aankoopbewijs of factuur van de winkel.
Print en vul tweemaal het formulier 'BTW en Accijns Vrijstellingscertificaat 151' in:
Eén exemplaar voor uzelf.
Eén exemplaar voor uw NAVO-basis administratie/belastingkantoor.
Let op: Het belastingkantoor maakt geen kopieën; u dient beide ingevulde exemplaren mee te nemen.
U kunt het ALGEMENE 151 FORMULIER hier downloaden.
Het formulier invullen:
Vak 1: Vul uw naam en uw woonadres in de EU in.business.gov.nl
Vak 5: Vul de winkelgegevens in, een beschrijving van uw artikelen (zoals vermeld op uw aankoopfactuur), en de bedragen exclusief btw.
Vakken 2, 3, 4, 6 en 7: Deze worden ingevuld en afgestempeld door een medewerker van uw NAVO-basis administratie/belastingkantoor.
Registreer uw bon:
Download onze app of maak een account aan via onze website om uw bon te registreren.
U wordt gevraagd om kopieën van uw documenten te uploaden.
Verwerking en betaling:
Zodra dit proces is voltooid, controleren wij uw documenten en nemen
Welke documenten van u vereist zijn, hangt af van het land en de basis waar u gestationeerd bent. Neem voor meer informatie over de vereiste documenten contact op met het belastingkantoor van uw NAVO-basis.
|
|
Om een claim in te dienen voor goederen die zijn uitgevoerd via post (DHL, FedEx, PostNL, enz.) heeft u geen stempel van de douane nodig. In plaats daarvan moet u drie (3) documenten digitaal indienen. De 'commercial invoice' is er daar één (1) van.
.png)
Informatie over de andere benodigde documenten vindt u hier.
Wat is een 'Proof of Delivery' (POD) en van wie krijg ik dit? /Om een claim in te dienen voor goederen die zijn uitgevoerd via post (DHL, FedEx, PostNL, enz.) heeft u geen stempel van de douane nodig. In plaats daarvan moet u drie (3) documenten digitaal indienen. De 'Proof of Delivery' (POD) is er daar één (1) van.
De POD is een document wat de ontvanger ondertekent wanneer hij een zending in goede orde en in goede staat ontvangt van de verscheper. Een POD bevat de volgende informatie:
Uw POD kunt u vinden op de website van uw verzender met behulp van uw tracking nummer. Traceer uw zending om uw POD te downloaden;
VOORBEELD:
Voor zendingen van Nederland naar landen buiten de EU adviseren wij contact op te nemen met Morends Logistics.
Morends is een professioneel logistiek bedrijf dat internationale verzendingen aanbiedt via zeevracht en luchtkoerier (DHL, UPS, FedEx, enz.). Zij verzorgen alle benodigde exportdocumenten voor verzending via zee en lucht.
Telefoon: +311 04 77 06 49
E-mail: [email protected]
Website: www.morends.com
Neem contact op met Morends voor informatie over verzendkosten. Verzendkosten dienen apart aan Morends betaald te worden en zijn niet inbegrepen in de servicekosten van Vatfree.com.
Wat is de status van mijn claim? /Je kunt de status van je bon vinden in je account door naar je 'mijn bonnen'-pagina te gaan en een bon te selecteren. De status vana je claim is zichtbaar in het bonoverzicht.
| Refund status | Betekenis |
| Wachten op douanestempel | Je moet je bon nog markeren als ‘gestempeld door de douane’. Selecteer je bon → upload een foto van je bon met de douanestempel zichtbaar → klik op de blauwe knop ‘gestempeld door de douane’. |
| Wachten op reizigersverificatie | We hebben nog kopieën van je identiteitsdocumenten nodig voordat we je claim kunnen verwerken, of je documenten worden nog gecontroleerd. Je kunt je ID-documenten uploaden op je accountpagina. Je ID-documenten worden binnen 24 uur gecontroleerd. |
| Originele bon per post verzenden | We moeten je originele bon per post ontvangen om je claim te verwerken. Je kunt ons postadres hier vinden. |
| Wachten op visuele validatie | We hebben je bon ontvangen en geaccepteerd. Deze wordt nu gecontroleerd door een medewerker. Je bon wordt binnen 24 uur gecontroleerd. |
| Wachten op dubbelcontrole | Je bon moet opnieuw gecontroleerd worden door een medewerker. Dit gebeurt binnen 24 uur. |
| Geweigerd | Je bon kan momenteel niet worden verwerkt voor een BTW-teruggave. We laten je per e-mail weten waarom je bon is geweigerd. De reden van weigering is ook zichtbaar onder de bonstatus in je account. Ga naar je 'mijn bonnen' pagina en selecteer de bon om de reden van weigering te zien. |
| Wachten op winkelvalidatie | De winkel waar je je artikelen hebt gekocht, is nieuw in ons systeem of moet worden bijgewerkt omdat er lange tijd geen claims zijn ingediend. We nemen contact met hen op om informatie te ontvangen over hoe je claim kan worden verwerkt. |
| Klaar voor facturatie | Je account en bongegevens zijn gecontroleerd en goedgekeurd. We zijn klaar om je claim naar de winkel te sturen. We sturen facturen voor BTW-teruggaveclaims twee (2) keer per maand op dinsdagen. |
| Wachten op betaling van de winkel | We hebben je claim naar de winkel gestuurd voor verwerking. De meeste winkels verwerken claims binnen 30 werkdagen. Je kunt je verwachte betaaldatum vinden in je account. |
| Betaald door de winkel | De winkel heeft je claim verwerkt en de BTW overgemaakt naar vatfree.com. Je kunt nu betaling aanvragen. |
| Uitbetaling aangevraagd | We hebben je betalingsverzoek ontvangen. Het bedrag wordt overgemaakt naar je account tijdens onze eerstvolgende betaalronde. Je ontvangt een e-mailmelding wanneer de betaling is overgemaakt. |
| Volledig betaald | We hebben je terugbetaling overgemaakt naar je account. Je zou een e-mail van ons moeten hebben ontvangen waarin staat dat we hebben betaald. |
| Afgeschreven | Als je kassabon de status 'afgeschreven' heeft, betekent dit dat je claim in ons systeem is vervallen en niet meer kan worden betaald (om boekhoudkundige redenen). Claims vervallen in ons systeem als je niet binnen 2 jaar nadat de winkel je claim heeft verwerkt om betaling verzoekt. Houd je e-mailinbox en de ontvangststatus in je account goed in de gaten. Zodra een winkel je claim heeft verwerkt, laten we je automatisch via e-mail (en in je account) weten dat je kunt inloggen om betaling aan te vragen. Vraag de betaling op tijd aan zodat je claim niet vervalt. |
Ja. Officieel moeten gekochte artikelen in de originele verpakking bij de douane worden aangeboden. Als u om wat voor reden dan ook uw aankopen moet gebruiken voordat u de EU verlaat (zoals een nieuwe telefoon of laptop), neem dan de originele verpakking mee naar de douane.
Wij adviseren u om prijskaartjes altijd aan kleding te laten zitten en levensmiddelen in de originele verpakking te bewaren tot na uw terugkeer in uw niet-EU-thuisland.
Duitsland 🇩🇪 /Standaard BTW tarief: 19%
Laag BTW tarief: 7% voor bepaalde voedsel, boeken, E-boeken, audio-boeken, kranten
Minimum aankoopbedrag: EUR 50.01
Tijdslimiet voor export: Voor het einde van de 3de maand, na de maand van aankoop
Vraag in de winkel: een factuur, Tax-Free formulier of Tax-Free bon met uw naam, niet-EU-adres en paspoortnummer
Meenemen naar de Douane:
Tip: In Duitsland wil de douane een factuur, Tax-Free formulier of Tax-Free bon zien, met daarop uw naam, niet-EU-adres en paspoortnummer. Alsu dat niet heeft gekregen van de winkel, dan kunt u zelf een tax-free formulier downloaden en printen.
Vliegvelden:
Frankrijk 🇫🇷 /
Standaard BTW tarief: 20%
Laag BTW tarief: 10% voor bepaalde voedsel, sommige kunst en verzamel objecten
Laag BTW tarief: 5% - bepaald voedsel, apothekers producten en boeken
Minimum aankoopbedrag: EUR 100
Tijdslimiet voor export: Voor het einde van de 3de maand, na de maand van aankoop
Vraag in de winkel: In Frankrijk moet u een Tax-Free formulier ontvangen van de winkel. Als u van de winkel niets ontvangt kunt u de BTW niet terugkrijgen. De BTW wordt teruggegeven via het Tax-Free bedrijf wat op het formulier staat.
Meenemen naar de Douane:
Tip: In Frankrijk is het douanesysteem digitaal. Bewijs van export haalt u bij speciale Tax-Free automaten. U vindt deze op elke internationale luchthaven in Frankrijk. Ze bevinden zich meestal vóór de check-in balies, in de internationale vertrekhallen. Het Tax-Free formulier dat u van de winkel heeft ontvangen scant u in de automaat. De BTW wordt teruggegeven via het Tax-Free bedrijf wat op het formulier staat. Werkt de Tax-Free automaat niet of vertrekt u vanuit een ander EU-land? Ga dan naar een handmatige Douanebalie voor een exportstempel. U kunt een luchthavenmedewerker vragen om u weg te wijzen.
België 🇧🇪 /
Standaard BTW tarief: 21%
Laag BTW tarief: 6% voor eten en boeken
Minimum aankoopbedrag: EUR 125,01
Tijdslimiet voor export: Voor het einde van de 3de maand, na de maand van aankoop
Vraag in de winkel: een factuur met uw naam, niet-EU-adres en paspoortnummer. Als de winkel geen correcte factuur kan geven, kunt u een Tax-Free formulier downloaden om mee te nemen naar de Douane. Sommige winkels geven u een Tax Free-bon of Tax Free-formulier in plaats van een factuur. Dat is ook goed, zolang uw naam, niet-EU-adres en paspoortnummer daar zichtbaar zijn.
Meenemen naar de Douane:
Tip: Hier is een gids for de Douane op de luchthaven in Brussel.
In België wil de Douane een factuur zien met uw naam, niet-EU-adres en paspoortnummer. Als de winkel geen correcte factuur kan geven, kunt u een Tax-Free formulier downloaden om mee te nemen naar de Douane. Sommige winkels geven u een Tax Free-bon of Tax Free-formulier in plaats van een factuur. Dat is ook goed, zolang uw naam, niet-EU-adres en paspoortnummer daar zichtbaar zijn.
Standaard BTW tarief: 21%
Laag BTW tarief: 10% voor voeding en sommige optische producten
Laag BTW tarief: 4% voor geneesmiddelen, farmaceutische producten, boeken, en tijdschriften
Minimum aankoopbedrag: EUR 0 - geen minimum
Tijdslimiet voor export: Voor het einde van de 3de maand, na de maand van aankoop
Vraag in de winkel: In Spanje moet u uw paspoort meenemen naar de winkel. Van de winkel ontvangt u een DIVA Tax-Free formulier. Als de winkel dit formulier niet aan u geeft kunt u de BTW niet terugkrijgen. De BTW wordt teruggegeven via het Tax-Free bedrijf wat op het formulier staat.
Meenemen naar de Douane:
Tip: Bekijk hier de gids van de Spaanse Douane.
In Spanje is het douanesysteem digitaal. Bewijs van export haalt u bij speciale DIVA Tax Free-automaten. U vindt deze op elke internationale luchthaven in Spanje. Ze bevinden zich meestal vóór de check-in balies, in de internationale vertrekhallen. Het Tax Free-formulier dat u van de winkel heeft ontvangen scant u in de automaat. De BTW wordt teruggegeven via het Tax-Free bedrijf wat op het formulier staat.
Werkt de Douane-automaat niet of vertrekt u vanuit een ander EU-land? Ga dan naar een handmatige Douanebalie voor een exportstempel. U kunt een luchthavenmedewerker vragen om u de weg te wijzen. Problemen met het krijgen van een douanestempel? Dien hier een klacht in.
Standaard btw-tarief: 22%
Laag btw-tarief: 10% - levensmiddelen (vlees en andere voedingsmiddelen)
Laag btw-tarief: 5% - kruiden (basilicum, oregano en salie)
Laag btw-tarief: 4% - melk, fruit, groenten, brood en glazen op recept
Minimum aankoopbedrag: €70 per factuur of in dezelfde winkel op dezelfde dag
Uiterste export datum: voor het einde van de 3e maand, na de maand van aankoop
Vereiste documentatie:
Standaard btw-tarief: 24%
Standaard btw-tarief op de eilanden Chios, Kos, Mytilini en Samos: 17%
Laag btw-tarief: 13% - vers eten, baby- en kindervoeding, luiers, kinderzitjes
Minimum aankoopbedrag: €50 per factuur of in dezelfde winkel op dezelfde dag
Uiterste export datum: voor het einde van de 3e maand, na de maand van aankoop
Vereiste documentatie voor de douane:
Standaard btw-tarief vasteland: 23%
Standaard btw-tarief Madeira: 22%
Standaard btw-tarief Azoren: 18%
Laag btw-tarief: 13% - wijn, muziekinstrumenten
Laag btw-tarief: 6% - geneesmiddelen, boeken, optische glazen
Minimum aankoopbedrag vasteland 23%: € 61,50 per factuur of in dezelfde winkel op dezelfde dag
Minimum aankoopbedrag vasteland 13%: € 56,50 per factuur of in dezelfde winkel op dezelfde dag
Minimale aankoopbedrag vasteland 6%: 53 euro per factuur of in dezelfde winkel op dezelfde dag
Minimale aankoopbedrag Madeira 22%: 61 euro per factuur of in dezelfde winkel op dezelfde dag
Minimum aankoopbedrag Azoren 18%: € 59 per factuur of in dezelfde winkel op dezelfde dag
Uiterste export datum: voor het einde van de 3e maand, na de maand van aankoop
Vereiste documentatie voor de douane:
Standaard btw-tarief: 20%
Laag btw-tarief: 13% - wijn
Laag btw-tarief: 10% - levensmiddelen, boeken en farmaceutische producten
Minimum aankoopbedrag: EUR 75,01 per factuur of in dezelfde winkel op dezelfde dag
Tijdslimiet voor export: Voor het einde van de 3de maand, na de maand van aankoop
Vraag in de winkel: een factuur, Tax-Free formulier of Tax-Free bon met uw naam, niet-EU-adres en paspoortnummer
Meenemen naar de Douane:
Tip: In Oostenrijk wil de douane een factuur, Tax-Free formulier of Tax-Free bon zien, met daarop uw naam, niet-EU-adres en paspoortnummer. Als u dat niet heeft gekregen van de winkel, dan kunt u zelf een tax-free formulier downloaden en printen.
Vliegvelden:
Douane Gids - Wenen
Douane gids - Salzburg
Standaard btw-tarief: 25%
Minimum bestedingsbedrag: 300.01 DKK per factuur of in dezelfde winkel op dezelfde dag
Uiterste datum voor uitvoer: vóór het einde van de 3e maand, na de maand van aankoop
Vereiste documenten voor de douane:
Standaard BTW-tarief: 23%
Laag BTW-tarief: 13% - voedingssupplementen
Minimum aankoopbedrag: € 75 per factuur of in dezelfde winkel op dezelfde dag
Uiterste export datum: voor het einde van de 3e maand, na de maand van aankoop
Vereiste documentatie voor de douane:
Upload een kopie van uw paspoort om uw account te verifiëren.
Log in bij Vatfree ➤ Ga naar uw accountpagina ➤ scroll naar beneden om een kopie van uw paspoort te uploaden
⚠️ Heeft u Europees paspoort? Dan vragen we om een aanvullend document wat aantoont dat u woonachtig bent buiten de EU (visum, verblijfsvergunning, werkvergunning, ID-kaart van een niet EU-land)
✅ Alle persoonlijke gegevens die niet nodig zijn voor de belastingdienst worden geblokkeerd. De originele kopie wordt verwijderd na verificatie van uw account.
💡 U kunt zelf gegevens blokkeren voordat u een kopie indient. Ontdek hier welke gegevens zichtbaar moeten blijven.
Veelgestelde Vragen
Hoe kan ik veilig een kopie van mijn paspoort delen?
Waarom heeft u een kopie van mijn paspoort en/of verblijfsvergunning nodig?
Waar kan ik mijn betalingsgegevens indienen?
Kies hieronder de situatie die voor u relevant is voor meer informatie over bewijs van uitvoer / btw-vrijstelling:
➤ Niet-EU-inwoners die exporteren via het vliegtuig ✈️
➤ Niet-EU-inwoners die met de auto exporteren 🚗
➤ Niet-EU-inwoners die per trein exporteren 🚃
➤ Individuen die exporteren via zeecontainer (cargo) 🚢 📦
➤ Individuen die exporteren via luchtvracht met DHL, UPS, FedEx et. (cargo) ✈️ 📦
➤ Diplomaten wonend en werken in de EU
Frankfurt Airport, Duitsland /| Douanesysteem | Manueel, douanestempel |
| Minimum aankoopbedrag | €50.01 per factuur/bon |
| Douanelocaties en openingstijden | Onderweg naar uw gate, na de paspoortcontrole, 24/7. |
| Contactgegevens | Telefoon: +49 180 6372 4636 Email: [email protected] Voor assistentie op het vliegveld kunt u ook een InfoGate gebruiken. |
| Vereiste documentatie voor de Duitse douane en Duitse winkels |
|
| Meer informatie | Frankfurt airport website - VAT refunds |
| Douanesysteem | Manueel, douanestempel |
| Minimum aankoopbedrag | €50.01 per factuur/bon |
| Douanelocaties en openingstijden | Alle douanelocaties en openingstijden vind u hier. |
| Contactgegevens | Telefoon: +49 89 975 00 |
| Vereiste documentatie voor de Duitse douane en Duitse winkels |
|
| Meer informatie | Munchen vliegveld website - douanelocaties |
| Douanesysteem | Manueel, douanestempel |
| Minimum aankoopbedrag | €50.01 per factuur/bon |
| Douanelocaties en openingstijden | Naast in-check balie 190. |
| Contactgegevens | Telefoon: +492114216666 Email: [email protected] |
| Vereiste documentatie voor de Duitse douane en Duitse winkels |
|
| Meer informatie | Düsseldorf airport website - VAT refunds |
| Douanesysteem | Manueel, douanestempel | |
| Minimum aankoopbedrag | €50.01 per factuur/bon | |
| Douanelocaties en openingstijden | Terminal 1, in-checkeiland 7
| |
| Contactgegevens | Phone: +49 30 6091 6091 0 Email: [email protected] | |
| Vereiste documentatie voor de Duitse douane en Duitse winkels |
| |
| Meer informatie |
|
EU wetgeving stelt dat verkopen in verschillende situaties (hieronder beschreven) met 0% btw zijn belast. Lokale nationale wetten inzake btw en vrijstellingen zijn gebaseerd op en komen overeen met EU-wetgeving.
Voor meer informatie over de overeenkomende wetgeving in uw EU land kunt u contact met ons opnemen via [email protected].
De onderstaande lijst geeft een overzicht van situaties en verkopen waarbij 0% belasting geld en waarin vatfree.com u en/of uw klanten kan helpen:
| Situatie, klanten en vrijgestelde goederen | Wet |
| Artikelen die door of namens de verkoper naar een bestemming buiten de EU worden vervoerd | Artikel 146(1)(a) BTW Richtlijn |
| Artikelen die door of namens de klant naar een bestemming buiten de EU worden vervoerd | Artikel 146(1)(b) BTW Richtlijn |
| Artikelen die in de persoonlijke bagage van de klant woonachtig buiten de EU worden uitgevoerd naar een bestemming buiten de EU | Artikel 147 BTW Richtlijn |
| Artikelen gekocht door medewerkers van een ambassade, permanente vertegenwoordiging, consulaat en andere internationale instanties en hun leden | Artikel 151(1)(a)(b) BTW Richtlijn |
| Strijdkrachten van een NAVO-land en het burgerpersoneel dat hen vergezelt | Artikel 151(1)(c) and (d) BTW Richtlijn |
| Douanesysteem |
|
| Minimum aankoopbedrag | 0 / geen minimum voor Spaanse bonnen van Spaanse winkels Minimum aankoopbedragen voor andere EU landen vind u hier |
| Douanelocaties en openingstijden | Terminal T1, verdieping 1 (check-in) |
| Contactgegevens | Telefoon: +34 91 321 10 00 |
| Vereiste documentatie voor de douane |
|
| Meer informatie | Barcelona airport website - Btw-teruggaves |
| Douanesysteem |
|
| Minimum aankoopbedrag | 0 / geen minimum voor Spaanse bonnen van Spaanse winkels Minimum aankoopbedragen voor andere EU landen vind u hier |
| Douanelocaties en openingstijden | Terminal T3, Verdieping 1 (incheckhal) Links van de incheckbalie balies 363-386 Geopend van 07.00 - 22.00 |
| Contactgegevens | Telefoon: +34 952 792 935 |
| Vereiste documentatie voor de douane |
|
| Meer informatie |
Als de online winkel je items eerst levert op een adres binnen de EU en je daarna de items zelf exporteert via een koeriersdienst zoals DHL, UPS, FedEX of een ander postdoorstuurbedrijf:
Ontvang een correcte bon van de winkel
Je bon van de winkel moet je naam en een adres buiten de EU vermelden. Vergeet niet deze gegevens toe te voegen bij je betaalinformatie tijdens het afrekenen in de webshop.
Ontvang bewijs van uitvoer
Bekijk welke documenten je nodig hebt.
Maak een account aan en registreer je claim
Je kunt onze app downloaden (Google Play | Apple Store) of een account aanmaken via onze website.
Registreer je bon in je account. We vragen je om kopieën van je documenten te uploaden.
Na het voltooien van dit proces houden we je automatisch per e-mail op de hoogte. We geven een tijdsindicatie voor je terugbetaling en laten je weten wanneer we de btw van de winkel hebben ontvangen.
Informatie over betaalmethodes vind je hier.
De optie voor overboeking naar uw rekening wordt zichtbaar in uw Vatfree.com account nadat de winkel uw claim heeft verwerkt.
Betaling aanvragen kan via de bonnen pagina in uw account. Klik op de groene betaalknop om het betaalproces te starten.
Vanwege de huidige sancties zijn PayPal en Creditcard niet langer beschikbaar voor Russische rekeningen. Betalingen naar Russische creditcardrekeningen en PayPal-rekeningen die aan Russische kaarten zijn gekoppeld, worden geblokkeerd en teruggestuurd naar onze bank. Als u in Rusland woont, kies dan een andere betaalmethode of gebruik de creditcard of PayPal rekening van een familielid of vriend in een ander land dan Rusland.
Je kunt hier vinden waar je de betaalknop zou moeten kunnen vinden.
Als we je een e-mail hebben gestuurd om je te laten weten dat de winkel je claim heeft verwerkt, maar je kunt de betaalknop niet vinden wanneer je bent ingelogd op je account, dan kan het volgende aan de hand zijn:
Je bent ingelogd op een dubbel account
Ga naar je bonnenpagina en controleer of je claim daar zichtbaar is. Als je claim niet zichtbaar is, ben je mogelijk ingelogd op een ander account (bijvoorbeeld een oud account dat je ooit hebt aangemaakt met een ander e-mailadres of via een social media-knop).
Controleer de e-mail die we je hebben gestuurd om te zien naar welk account deze is verzonden. Je moet inloggen met dat account of die inlogmethode om je claim en de betaalknop te kunnen zien.
Als je zeker weet dat je het juiste e-mailadres of de juiste inlogmethode hebt gebruikt, maar je ziet je claim nog steeds niet, neem dan contact met ons op via [email protected]. Mogelijk moeten we je accounts samenvoegen als je er meer dan één hebt, zodat je al je claims op één plek kunt bekijken.
De winkel heeft de betaling teruggedraaid
Als je claim zichtbaar is op de pagina 'mijn bonnen' in je account en je hebt een e-mail ontvangen over de betaling, dan zou de status van je bon “betaald door winkel” moeten zijn (de winkel heeft je claim verwerkt).
Als je een e-mail van ons hebt ontvangen waarin staat dat de winkel heeft betaald, maar de status van je bon nog steeds “wacht op betaling door winkel” is, dan betekent dit dat de betaling door de winkel is teruggedraaid of dat er een ander betalingsprobleem op de achtergrond speelt.
Neem in dat geval contact met ons op via [email protected].
Ik heb een bon zonder winkelgegevens en ik kan me de naam en het adres van de winkel niet herinneren. Wat nu? /We hebben de naam en het adres van de winkel nodig om de contactgegevens van de winkel en de juiste afdeling te vinden om je BTW-teruggaafverzoek te kunnen betalen.
Als je de naam en het adres van de winkel herinnert, laat het ons dan weten via [email protected].
Als je de naam en/of het adres van de winkel niet meer weet, kun je je betalingen controleren in je bankomgeving. De naam van de winkel kan zichtbaar zijn in de transactiegegevens. Zoek rond de aankoopdatum en het bedrag op je bon. Laat ons de winkelnaam weten via [email protected].
Als je nog geen uitvoerverklaring (proof of export) hebt ontvangen en omdat je geen bon hebt met winkelnaam en adres (officieel vereiste informatie), raden we je aan een tax-free formulier mee te nemen naar de douane. Je kunt ook contact opnemen met de winkel en vragen om een officiële factuur.
Wat als mijn douanestempel onduidelijk of vervaagd is? /Als je douanestempel een beetje of erg onduidelijk/vervaagd is, kun je een kopie van je instapkaart of vluchtinformatie uploaden als extra bewijs voor de winkel dat je de goederen hebt uitgevoerd. Je naam en de vertrekdatum uit de EU (overeenkomend met de datum op je douanestempel) moeten duidelijk zichtbaar zijn.
Sinds januari 2026 gebruikt de Nederlandse douane digitale validatie voor aankopen die in Nederland zijn gedaan.
Uw Nederlandse aankopen moeten digitaal bij de douane worden geregistreerd:
Partnerwinkels: aankopen worden automatisch door de winkel geregistreerd en bij de douane ingediend.
Niet-partnerwinkels of online aankopen: registreer uw aankoop via onze app of website vóór vertrek en vóór het passeren van de douane.
We raden aan de NL Customs VAT App te downloaden om te controleren of uw aankopen correct zijn geregistreerd. In de meeste gevallen is een bezoek aan de douanebalie niet meer nodig.
Op de luchthaven:
Open de NL Customs VAT app.
Zet locatievoorzieningen (GPS) en Bluetooth aan.
Vraag de export validatie aan in de app.
De app geeft aan of:
de validatie direct is voltooid, of
u eerst bij de douanebalie langs moet voor een extra controle.
U kunt uiteraard ook direct naar de douanebalie gaan, waar een medewerker uw aankopen kan vinden door uw paspoort te scannen.
Als u goederen in een ander EU-land heeft gekocht en de EU verlaat via Schiphol:
Bezoek de douanebalie.
De douane plaatst een handmatige (inkt) stempel als bewijs van uitvoer.
Digitale validatie geldt niet voor niet-Nederlandse aankopen.
⚠️ Belangrijk:
Uw bon moet uw naam, land van verblijf en paspoortnummer vermelden.
Als deze informatie ontbreekt, neem een Tax-Free formulier mee.
Breng uw aankopen (indien gevraagd), paspoort, boardingpass, en — als u een EU-paspoort heeft — bewijs van verblijf buiten de EU mee.
Na de douane kunt u een foto van de gestempelde bon of Tax-Free formulier uploaden bij uw claim.
€50 per winkel per dag voor aankopen in Nederland.
Locatie & openingstijden Douane – Eindhoven Airport
De douanebalie bevindt zich op de 1e verdieping. Ga voor check-in en paspoortcontrole naar de hoofdhal en neem de lift naar de 1e verdieping. Sla rechtsaf bij het uitstappen van de lift. Aan het einde van de gang vindt u de douanebalie. Volg de gele borden voor de juiste route.
Openingstijden balie: 06:00 – 22:00
Let op: Douanemedewerkers zijn 24/7 aanwezig op de luchthaven.
Als de balie gesloten is, kunt u contact opnemen met de douane via de telefoonnummers die bij de balie staan weergegeven. Een douanemedewerker zal naar de balie komen om uw bonnen te stempelen. Als de nummers niet zichtbaar zijn, vraag dan een luchthavenmedewerker om hulp.
Contactgegevens:
Algemeen telefoonnummer Eindhoven Airport: +352 2700 0767 (een medewerker van de klantenservice kan u doorverbinden met de douane)
Digitale validatie: automatisch geregistreerd — geen upload nodig.
Handmatige stempel: upload het gestempelde document bij uw claim.
U ontvangt e-mailupdates zodra uw teruggaaf wordt verwerkt en wanneer u uw betaalgegevens kunt doorgeven.
Rotterdam Airport, Nederland /Sinds januari 2026 gebruikt de Nederlandse douane digitale validatie voor aankopen die in Nederland zijn gedaan.
Uw Nederlandse aankopen moeten digitaal bij de douane worden geregistreerd:
Partnerwinkels: aankopen worden automatisch door de winkel geregistreerd en bij de douane ingediend.
Niet-partnerwinkels of online aankopen: registreer uw aankoop via onze app of website vóór vertrek en vóór het passeren van de douane.
We raden aan de NL Customs VAT App te downloaden om te controleren of uw aankopen correct zijn geregistreerd. In de meeste gevallen is een bezoek aan de douanebalie niet meer nodig.
Op de luchthaven:
Open de NL Customs VAT app.
Zet locatievoorzieningen (GPS) en Bluetooth aan.
Vraag de export validatie aan in de app.
De app geeft aan of:
de validatie direct is voltooid, of
u eerst bij de douanebalie langs moet voor een extra controle.
U kunt uiteraard ook direct naar de douanebalie gaan, waar een medewerker uw aankopen kan vinden door uw paspoort te scannen.
Als u goederen in een ander EU-land heeft gekocht en de EU verlaat via Schiphol:
Bezoek de douanebalie.
De douane plaatst een handmatige (inkt) stempel als bewijs van uitvoer.
Digitale validatie geldt niet voor niet-Nederlandse aankopen.
⚠️ Belangrijk:
Uw bon moet uw naam, land van verblijf en paspoortnummer vermelden.
Als deze informatie ontbreekt, neem een Tax-Free formulier mee.
Breng uw aankopen (indien gevraagd), paspoort, boardingpass, en — als u een EU-paspoort heeft — bewijs van verblijf buiten de EU mee.
Na de douane kunt u een foto van de gestempelde bon of Tax-Free formulier uploaden bij uw claim.
€50 per winkel per dag voor aankopen in Nederland.
De douanebalie bevindt zich op de 1e verdieping. Ga de luchthaven binnen via de hoofdingang, sla rechtsaf en ga naar boven. Volg de borden naar de douanebalie. Als u het niet zeker weet, vraag een luchthavenmedewerker om de juiste route.
Let op: Douanemedewerkers zijn 24/7 aanwezig.
Als de balie gesloten is, kunt u het douanenummer bellen dat bij de balie staat weergegeven. Een douanemedewerker zal naar de balie komen om uw bonnen te stempelen. Als het nummer niet zichtbaar is, vraag dan een luchthavenmedewerker om hulp.
Contactgegevens:
Algemene informatie Rotterdam Airport: +352 2700 0767
Douane Rotterdam Airport: +31 88 158 3800
Digitale validatie: automatisch geregistreerd — geen upload nodig.
Handmatige stempel: upload het gestempelde document bij uw claim.
U ontvangt e-mailupdates zodra uw teruggaaf wordt verwerkt en wanneer u uw betaalgegevens kunt doorgeven.
Waarom is mijn btw-terugbetaling vertraagd? /
Houd er rekening mee dat de verwachte restitutiedatum in uw account een benadering is en niet gegarandeerd.
Als uw betaling niet binnen 2 weken na de verwachte restitutiedatum in uw account is ontvangen en u nog niets van ons heeft gehoord, neem dan contact met ons op via [email protected].
Over het algemeen kunnen redenen voor betalingsvertragingen de volgende zijn en variëren afhankelijk van de partnerschapsstatus van de winkel:
De financiële afdeling van de winkel verwerkt betalingen slechts eenmaal per maand en/of hanteert langere dan gebruikelijke betalingstermijnen.
Een winkelmedewerker die verantwoordelijk is voor betalingen is met vakantie.
Een winkelmedewerker die verantwoordelijk is voor betalingen is ziek.
De winkel heeft hun contactadres, bankrekening of andere factureringsgegevens gewijzigd en dit niet aan ons doorgegeven.
De winkel heeft hun restitutiebeleid gewijzigd en dit niet aan ons doorgegeven.
De winkel twijfelt aan de legitimiteit van ons verzoek omdat u vooraf geen contact met hen heeft opgenomen (en heeft daarom helaas niet gereageerd en betaald).
De winkel heeft nog nooit eerder een BTW-terugvorderingsclaim ontvangen en wacht nog op informatie over het BTW-terugvorderingsproces van de belastingdienst en/of hun accountant/belastingadviseur.
De winkel werkt al samen met een ander BTW-terugvorderingsbedrijf (en heeft daarom helaas niet gereageerd en betaald).
De winkel geeft er de voorkeur aan de BTW rechtstreeks aan u terug te betalen (en heeft daarom helaas niet gereageerd en betaald).
De winkel geeft nooit BTW terug (en heeft daarom helaas niet gereageerd en betaald).
Vanwege VISA- en MasterCard-processen (CreditCard) die buiten onze controle liggen, kan onze betaling in euro's onderhevig zijn aan omrekening naar de standaardvaluta van uw kaart. Deze processen worden bepaald door VISA en MasterCard, niet door vatfree.com. Wij verontschuldigen ons bij voorbaat voor het eventuele ongemak dat dit kan veroorzaken en vragen om uw begrip als dit het geval is.
Als u conversie wilt voorkomen, kies dan een andere betalingsoptie:
| Douane systeem | Manueel, Douanestempel |
| Minimum bestedingsbedrag | €125 per factuur/bon |
| Douane kantoren en openingstijden | Voor je de EU verlaat, ga je naar het douanekantoor om de VAT Refund formulieren te laten afstempelen. Denk eraan ook de goederen mee te nemen naar het douane kantoor waarvoor je terugbetaling van btw wilt. In de vertrekhal, volg je onderstaand icoon om je bij de douane aan te melden.
Dit douanekantoor is iedere dag, inclusief weekends, open van 7.00 uur tot 22.00 uur. Wil je langskomen op een ander moment? Ga dan naar het douanekantoor in de Aankomsthal. Deze bevindt zich naast de passagiersuitgang. Bel aan en een douanier zal je verder kunnen helpen. Voor transferpassagiers kan je de douane terugvinden in de commerciële zone van Gates B. |
| Contact | Phone: +32 2 753 77 53 |
| Vereiste documentatie voor de Belgische douane en Belgische winkels |
|
| More information | Brussels Airport website - VAT refunds |
Goederen moeten voor het einde van de 3de maand, na de maand van aankoop, worden uitgevoerd.
Nederland 🇳🇱 /Standaard BTW tarief: 21%
Laag BTW tarief: 9% voor eten en drinken, agricultuur producten, medicijnen, boeken, kranten en tijdschriften
Minimum aankoopbedrag: EUR 50
Tijdslimiet voor export: Voor het einde van de 3de maand, na de maand van aankoop
Vraag in de winkel: een gewone bon of factuur met uw naam, land en paspoortnummer. Sommige winkels geven een Tax Free-formulier of Tax Free-bon in plaats van een factuur. Dat is ook acceptabel.
Vertrek via Nederland:
Dien uw verzoek digitaal in bij de Nederlandse douane voor een snellere goedkeuring.
Gebruik hiervoor de NL Customs VAT-app:
Vertrek via een ander Europees land:
Neem de volgende documenten mee naar de douane:
De factuur, Tax Free-formulier of Tax Free-bon met uw naam, land en paspoortnummer
Andere documenten die u van de winkel hebt ontvangen
Paspoort
Visum of andere verblijfsvergunning van een niet EU-land (als u een EU paspoort hebt)
Boardingpass
Aankopen
Standaard btw-tarief: 20%
Laag btw-tarief: 9%
Minimum aankoopbedrag: BGN 300, per factuur of in dezelfde winkel op dezelfde dag
Tijdslimiet voor export: Voor het einde van de 3de maand, na de maand van aankoop
Vraag in de winkel: een factuur met uw naam, niet-EU-adres en paspoortnummer
Meenemen naar de Douane:
Tip: In Bulgarije wil de douane een factuur van de winkel + Tax-Free formulier zien. Als u dat niet heeft gekregen van de winkel, dan kunt u zelf een tax-free formulier downloaden om mee te nemen naar de douane.
Wenen, Oostenrijk /Douanesysteem: Lees de instructies van luchthaven Wenen hier.
Luchthaven Wenen heeft een gedigitaliseerd systeem voor exportvalidatie voor aangesloten winkels, gratis.
Ga naar een van de aangewezen DEV (Digital Export Validation) zones en voer digitale exportvalidatie uit met je eigen mobiele apparaat (verbind met het DEV WiFi) of direct bij een van de zelfbedieningskiosken.
Als de winkel niet is aangesloten op het exportvalidatiesysteem van Wenen, moet je naar een manuele exportvalidatiebalie (gelegen in de DEV-zone). Kosten zijn EUR 7 + je moet een Tax-Free formulier meenemen.
Minimale bestedingsdrempel: Je moet minimaal EUR 75,01 (inclusief btw) per winkel, per dag besteden.
Vereist voor douane op luchthaven Wenen:
Een Tax-Free formulier (van de winkel of je eigen formulier)
Aankoopbewijzen van de winkel
Aangekochte artikelen
Paspoort (als je een EU-paspoort hebt; anders bewijs van verblijf buiten de EU)
Instapkaart
Heeft u een digitale aankoopbon of factuur ontvangen, van een online winkel bijvoorbeeld?
U neemt de goederen zelf mee naar land buiten de EU via het vliegtuig, de auto of de trein: Print een kopie van uw digitale bon en breng deze mee naar de Douane om bewijs van export uit de EU te krijgen. Online winkels sturen meestal een digitaal aankoopbewijs naar uw e-mailinbox, of u kunt deze zelf vinden in uw online winkelaccount. U kunt ook contact opnemen met de klantenservice van de winkel om erom te vragen.
Uw goederen verlaten de EU via een zeevrachtschip of koerier: Als uw artikelen via container of koerier naar het buitenland worden verzonden, hoeft u uw digitale bon niet af te drukken, omdat u niet zelf fysiek langs de Douane gaat. Wanneer u een bon registreert in uw Vatfree.com-account, kunt u uw digitale bon uploaden samen met de digitale exportdocumenten die u van uw exporteur heeft ontvangen.
Tip: Tijdens het plaatsen van een online bestelling bestaat meestal de mogelijkheid om een afleveradres en een factuuradres op te geven. Voeg uw eigen naam, paspoortnummer en niet-EU-adres toe bij het factuuradres, zodat uw bon meteen voldoet aan de vereisten voor een btw-teruggave.
Om een bon te verwijderen, ga je naar 'Mijn bonnen' → selecteer de bon die je wilt verwijderen → selecteer de rode knop 'Deze kassabon verwijderen'
Let op: als uw bon al is goedgekeurd en naar de winkel is verzonden voor betaling kan deze niet meer worden verwijderd.
U heeft het recht om uw gegevens te laten verwijderen, met uitzondering van de gegevens die we wettelijk verplicht zijn om te bewaren in onze administratie voor de belastingdienst.
Als uw btw-teruggave verzoek al is afgerond zijn we wettelijk verplicht om deze gegevens 7 jaar te bewaren voor de fiscus:
Als u uw gegevens wilt laten verwijderen, neem dan contact op met onze klantenservice via [email protected]. We zullen binnen 30 dagen op dit verzoek reageren.
Uw rechten
Via uw Vatfree.com account kunt u uw persoonlijke gegevens inzien en bijwerken. U kunt zich te allen tijde afmelden voor nieuwsbrieven. Als wij gegevens hebben verwerkt op basis van uw toestemming heeft u het recht om deze toestemming in te trekken wanneer u wilt. Als u bepaalde gegevens niet kunt corrigeren of wissen, neem dan contact met ons op via [email protected].
Toegang tot en overdragen van gegevens
U hebt het recht om een overzicht te ontvangen van alle gegevens die wij van u hebben. Op verzoek wordt dit in de vorm van een JSON-bestand naar u of een door u gewenste partij doorgestuurd.
Belastingvrije formulieren zijn documenten die worden gebruikt voor btw-teruggave.
Ze kunnen worden verstrekt door de overheid, winkels en Tax-Free-bedrijven om btw-teruggaveclaims te verwerken.
Vervanging van een officiële aankoopfactuur: een Tax-Free-formulier dient als vervanging voor een officiële aankoopfactuur van de winkel. Het toont meestal dezelfde informatie als een factuur, zoals je naam, niet-EU factuuradres en andere informatie over de gekochte items.
Contract met Tax-Free-bedrijf: sommige Tax-Free-formulieren functioneren als een contract tussen jou en het Tax-Free-bedrijf om je btw-teruggave en persoonlijke gegevens te verwerken. Aangezien Tax-Free-bedrijven commerciële dienstverleners zijn, rekenen ze een servicevergoeding.
Informatie over het restitutiebedrag: sommige Tax-Free-formulieren tonen de servicevergoeding en het restitutiebedrag voor een specifieke aankoop.
Een Tax-Free-formulier bevat meestal dezelfde informatie als een officiële factuur, plus details van het Tax-Free-bedrijf indien zij het formulier hebben uitgegeven:
Verkoopgegevens
Gegevens van het Tax-Free-bedrijf
Gegevens van de koper (jouw naam, niet-EU-adres, paspoortnummer)
Beschrijving van de gekochte artikelen
Btw-bedrag
Totaal aankoopbedrag incl. btw
Terug te vorderen bedrag
Servicevergoeding van het Tax-Free-bedrijf (vaak in kleine letters of niet vermeld)
✅ In de meeste EU-landen is een Tax-Free-formulier niet verplicht om in aanmerking te komen voor btw-teruggave. Een geldige aankoopfactuur met je naam, niet-EU factuuradres en paspoortnummer is voldoende.
✅ Tax-Free-formulieren worden vaak ingevuld in de winkel op het moment van aankoop.
✅ Tax-Free-formulieren geven meestal het exacte restitutiebedrag aan voor een specifieke aankoop bij een specifieke winkel.
✅ Ze bestaan in verschillende vormen en maten, van A4-bladen tot langere kassabonachtige stroken.
✅ Douanediensten in de hele EU accepteren Tax-Free-formulieren als vervanging van een officiële aankoopfactuur.
✅ Ze kunnen worden ingediend voor contante terugbetalingen als het genoemde bedrijf een balie op de luchthaven heeft (vaak met extra kosten).
✅ In een paar landen—zoals Italië, Frankrijk en Spanje—is het formulier verplicht voor btw-teruggave vanuit lokale winkels.
Vatfree.com
Global Blue
Planet / Premiere TaxFree
E-pay / Innova TaxFree
Easy Tax Free
.jpg)
Wij garanderen de hoogste teruggaaf in de Tax-Free markt.
Als u voor dezelfde aankoop een hogere teruggaaf vindt bij een andere Tax-Free aanbieder, passen wij onze servicekosten aan.
Om hiervoor in aanmerking te komen, kunt u een van de volgende bewijzen aanleveren:
Een Tax-Free formulier dat u bij de aankoop in de winkel heeft ontvangen, waarop de gegevens van het Tax-Free bedrijf en het exacte teruggaafbedrag voor die aankoop staan.
Een e-mailbevestiging van een ander Tax-Free bedrijf, waarin de servicekosten en/of het teruggaafbedrag voor die specifieke aankoop staan vermeld.
Let op: teruggaafpercentages en kosten kunnen verschillen per winkel en per land. Daarom kunnen we onze servicekosten alleen aanpassen wanneer bewijs wordt geleverd voor exact dezelfde aankoop en winkel.
Goed om te weten ✅
Alle Tax-Free bedrijven brengen servicekosten in rekening. Ontdek hier waarom.
Vatfree.com geeft gegarandeerd het meeste terug
Bij Vatfree.com betaalt u de laagste servicekosten. Krijgt u ergens anders meer btw terug? Laat het ons weten! Dan verlagen wij de servicekosten voor uw claim.
Een simpel tarief
Voor elke winkel en kassabon brengen wij een standaardtarief van 27% van de btw in rekening, met een minimum van 2,50 EUR en een maximum van 90 EUR per bon.
Maximum tarief
Een maximum tarief is uniek binnen de Tax-Free markt. Met Vatfree.com kunt u bij grote aankopen en hoge btw-bedragen honderden euro’s besparen ten opzichte van onze concurrenten.
_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
In de onderstaande matrix ziet u wat betaalt bij het terugvorderen van btw.
Vatfree.com Refund Calculator
Gebruik onze refund calculator voor een schatting van uw btw-teruggave, om te vergelijken met anderen:
https://www.vatfree.com/refund-calculator
Andere Tax-Free bedrijven
Btw-teruggave bedragen van andere Tax-Free bedrijven zijn zichtbaar op hen Tax-Free formulier wat u op het moment van aankoop in de winkel ontvangt.
Andere kosten vind u soms in de kleine lettertjes of in de Algemene Voorwaarden op de website van het Tax-Free bedrijf.
*Vatfree.com geeft geen btw-teruggave in cash omdat dit extra kosten met zich meebrengt (valutaconversie en verwerking van contanten).
Veelgestelde Vragen:
Wat is een Tax-Free formulier?
Wat als ik ergens anders meer btw terug krijg?
Waarom betaal ik een service fee?
Wat is de Vatfree.com service fee?
Vatfee.com refund calculator
Disclaimer: deze informatie is voor het laatst bijgewerkt op 15 maart 2024.
De service fee van Global Blue vind u op het Tax-Free formulier dat u van de winkel heeft ontvangen.
Trek het bedrag van de teruggave af van het totale BTW-bedrag = Servicekosten van Global Blue
In de voorbeelden hieronder: 1) 115,41 BTW - 73 Teruggave = 42,41 (36,74% van de BTW) 2) 1325 totaal aankoopbedrag x 21/121 % BTW = totale BTW 229,96 minus Teruggave 159 = 70,96 (30,85% van de BTW)
Informatie over andere van toepassing zijnde kosten, zoals onmiddellijke teruggavekosten (en mogelijke boetes), contante teruggavekosten en wisselkoersen voor creditcards, is te vinden de algemene voorwaarden op de website van Global Blue.
✅ Een Global Blue Tax-Free formulier ontvangen van de winkel die u wilt indienen via Vatfree.com? Bekijk onze winkelgids om te zien of de winkel met ons meewerkt.
✅ Alle informatie over de Vatfree.com service fee vind u hier.
Veelgestelde Vragen
Hoe verhoudt de service fee van Vatfree.com zich tot die van andere Tax-Free bedrijven?
Wat als ik ergens anders meer btw terugkrijg?
Wat is de service fee van Vatfree.com?
De service fee van Planet Payment vind u op het Tax-Free formulier dat u van de winkel heeft ontvangen.
Informatie over bijkomende kosten kunt u vinden in de algemene voorwaarden op de website van Planet Payment.
✅ Een Planet Payment Tax-Free formulier ontvangen van de winkel die u wilt indienen via Vatfree.com? Bekijk onze winkelgids om te zien of de winkel met ons meewerkt.
✅ Alle informatie over de Vatfree.com service fee vind je hier.
Veelgestelde Vragen
Hoe verhoudt de service fee van Vatfree.com zich tot die van andere Tax-Free bedrijven?
Wat als ik ergens anders meer btw terugkrijg?
Wat is de service fee van Vatfree.com?
De service fee van Easy Tax Free vind u met behulp van de Refund Calculator op de Easy Tax-Free-website.
Heeft u een Easy Tax Free voucher ontvangen tijdens het winkelen en wilt u die indienen bij Vatfree.com? Bekijk onze winkelgids om te zien of de winkel samenwerkt met Vatfree.com. Vergeet niet een foto van uw daadwerkelijke aankoopbon te uploaden waarop de aankoop- en BTW-bedragen zichtbaar zijn.
✅ Alle informatie over de Vatfree.com service fee vind u hier.
Veelgestelde Vragen
Hoe verhoudt de service fee van Vatfree.com zich tot die van andere Tax-Free bedrijven?
Wat als ik ergens anders meer btw terugkrijg?
Wat is de service fee van Vatfree.com?
De Vatfree.com app voor Point-of-Sale (POS) is een eenvoudige oplossing voor Tax-Free shoppen, waarmee uw winkelmedewerkers, finance professionals en klanten een hoop tijd besparen bij het afhandelen van Tax-Free aan-en verkopen.
Met onze app voor POS communiceert uw kassa in real-time met Vatfree.com.
Wanneer uw klant een aankoop doet, print uw POS een speciale Tax-Free bon uit met unieke QR-code. Deze QR bevat gecodeerde informatie over de transactie. De gegevens worden automatisch naar Vatfree.com verzonden wanneer de aankoop op uw kassa is voltooid.
Uw kassa herkent niet-EU betaalkaarten
Wanneer uw klant betaalt met een bank- of creditcard van buiten de EU, print uw kassa automatisch een Tax-Free bon uit met het refund bedrag. U kunt ook Tax-Free bonnen uitprinten voor aankopen die met contant geld of met een EU-rekening zijn betaald.
Uw kassa print een Tax-Free bon
Op de Tax Free-bon staat een QR-code voor export validatie bij de Douane. De klant kan op een later moment in eigen tijd al zijn eigen gegevens, in zijn eigen taal, indien via de Vatfree.com app voor klanten.
Optioneel: geef een Vatfree.com folder mee
In onze folder leggen we uit wat uw klant moet doen met zijn Tax-Free bon en hoe hij het btw-teruggaveverzoek kan indienen. U hoeft verder niets meer te doen.
Onze unieke QR codes hebben een belangrijke functie voor het btw-teruggaveproces:
1. Single Source of Truth: Transactiegegevens afkomstig van uw eigen POS zijn de bron van waarheid en worden automatisch gedeeld met klanten, Vatfree.com en de douane. Door de automatische data-uitwisseling is handmatige invoer van gegevens niet meer nodig en worden fouten en verschillen in data voorkomen.
2. Dubbele claims voorkomen: Onze QR codes kunnen slechts één keer worden gescand. Wanneer een klant de btw terugvordert door zijn QR-code te scannen, wordt de code inactief. Hiermee voorkomen we dat eenzelfde bon meerdere malen wordt ingediend.
3. Verificatie: De unieke QR code fungeert als verificatiemechanisme. Het zorgt ervoor dat de klant inderdaad over een legitieme Tax-Free bon beschikt die door uw eigen kassasysteem is gegenereerd.
4. Nauwkeurigheid van gegevens: Omdat de QR-code uw transactiespecifieke data bevat, helpt dit uw klanten de gegevens van een specifieke verkoop te registreren bij Vatfree.com. Dit gebeurt met QR code automatisch en uw klant hoeft dit niet meer zelf in te vullen waardoor de verkoopgegevens altijd correct zijn.
5. Efficiëntie: Het gebruik van QR codes stroomlijnt het btw-teruggaveproces. Het vermindert administratieve lasten voor uw (winkel)medewerkers én klanten, waardoor het proces efficiënter en gebruiksvriendelijker wordt voor iedereen.
Kortom, de QR code op onze Tax-Free bonnen zijn uniek en eenmalig te gebruiken, en worden door uw eigen kassasysteem gegenereerd. Ze spelen een cruciale rol bij het garanderen van de nauwkeurigheid van gegevens, het voorkomen van fraude en het vereenvoudigen van het btw-teruggaveproces door de overdracht van transactiegegevens tussen uw winkel(s) en Vatfree.com te automatiseren.
Veelgestelde Vragen
Welke kassa en POS-systemen zijn aanbieders van Vatfree.com?
Hoe word ik Vatfree.com Partner?
Zijn er kosten voor retail partners?
In uw factuurportaal vindt u kopieën van de documenten van uw klant.
Wanneer wij u een factuur sturen per e-mail vind u in deze e-mail de link naar uw factuurportaal. U kunt de link ook opvragen via [email protected].
Documenten bekijken
Selecteer een factuur in het portaal om de onderliggende documentatie te vinden. Op de factuurpagina selecteert u een bon om de documentatie te bekijken. Alle kopieën verschijnen rechts op het scherm. U kunt ook de PDF's downloaden. De PDF met images bevat alle kopieën.
In uw factuurportaal vind u:
Bewijs van verblijf buiten de EU
Wij kunnen op verzoek kopieën van de ID documenten van uw klant delen als de fiscus hierom vraagt voor controle. ID documenten kunt u opvragen via [email protected].
Ja, u kunt een 151-formulier gebruiken om een verzoek tot btw-teruggaaf in te dienen.
Wanneer u een bon registreert, upload dan kopieën van de bon ben beide pagina's van uw 151-formulier.
✅ Zorg ervoor dat uw formulier is afgestempeld door de relevante autoriteiten in de vakken 4. en 6.
✅ Zorg ervoor dat vak 5. (omschrijving van de goederen) correct is ingevuld
Kan ik mijn bonnen combineren in één aanvraag? /Nee, u kunt uw bonnen niet combineren in één aanvraag. Alle bonnen moeten afzonderlijk, één voor één, worden geregistreerd.
Als u Tax Free-formulieren of exportdocumenten heeft waarop meerdere bonnen worden vermeld, registreer dan alsnog elke bon afzonderlijk. U kunt uw andere formulieren of exportdocumenten bij elke bon uploaden.
Er is één (1) uitzondering:
Als u een bon heeft onder het minimum aankoopbedrag, dan kunt u deze toevoegen bij een andere bon uit dezelfde winkel. Let op: de artikelen moeten op dezelfde dag gekocht zijn. Het winkeladres en de aankoopdatum moeten voor beide bonnen hetzelfde zijn.
Hoe werkt Tax-Free shoppen in mijn online winkel? /Online Tax-Free shoppen is gemakkelijk met Vatfree.com!
Je klant kan jouw digitale factuur uitprinten om mee te nemen naar de douane voor bewijs van export.
Leveren in de EU. Daarna uitvoeren.
Sommige klanten bestellen goederen bij jouw webshop, laten deze leveren op een EU adres, en voeren deze vervolgens uit naar een land buiten de EU.
✅ Ook deze klanten komen in aanmerking voor Tax-Free shoppen!
------------------------------------------------------------
Tips voor webshops 💡
Verzending direct buiten de EU? Verzend je goederen vanuit je webshop direct naar een land buiten de EU? Dan kan je bij check-out al 0% btw in rekening brengen. De export en douane documenten die ontvangt van je courier of verscheper zijn voldoende voor btw-teruggave. Je klant hoeft geen extra documentatie te overhandigen.
Leveradres én factuuradres Geef je klanten de optie om een lever én factuuradres in te vullen bij check-out. In sommige andere EU landen buiten Nederland wil de douane een factuur op naam zien met adres buiten de EU.
Geen optie voor niet-EU factuuradres? Kunnen klanten in jouw webshop geen factuuradres buiten de EU invullen? Stuur je klanten een Tax-Free formulier of laat ze op jouw website er een downloaden. Wij informen je klanten ook op onze website, via email en in onze app.
Stuur een factuur
Vergeet niet je klant een factuur te sturen nadat ze hebben betaald. Deze hebben ze nodig en kunnen ze uitprinten voor de douane. Klanten ontvangen facturen het liefst via email. Daar vinden ze hem makkelijk terug.
Informeer je klant
Maak op je website zichtbaar dat klanten Tax-Free kunnen shoppen. Voeg informatie over Tax-Free toe aan je factuur, voeg een artikel toe aan je FAQs, maak een landing page of voeg informatie toe bij de winkelwagen.
Veelgestelde Vragen:
Hoe weet ik dat de goederen van mijn klant zijn uitgevoerd?
Hoe word ik Vatfree.com Partner?
Kan ik Vatfree.com partner worden als ik al ben aangesloten bij Global Blue, Premier Tax Free, Planet of Innova Tax Free etc,?
Na het passeren van de Douane moet u een bewijs van uitvoer leveren om uw claim voor de winkel goed te keuren. Hoe u dit doet hangt af van of uw bon digitaal gevalideerd of handmatig gestempeld is.
Digitale validatie (Nederland, bonnen van Nederlandse winkels)
Als uw bon digitaal is gevalideerd door de Nederlandse Douane, hoeft u niets te uploaden.
Het digitale bewijs van uitvoer is al geregistreerd in ons systeem en wij starten automatisch met de verwerking van uw claim.
Handmatige validatie (alle andere EU-bonnen en niet-Nederlandse winkels in NL)
Als uw bon handmatig is gestempeld bij de Douane, moet u een foto van de gestempelde bon uploaden in de app.
Bonnen moeten de naam van de reiziger, het woonland en het paspoortnummer bevatten.
Als deze informatie ontbreekt, moet u ook een Tax-Free formulier meenemen naar de Douane.
Bon al geregistreerd vóór de Douane?
Zoek uw bon in de app en selecteer de blauwe knop [Click here if this receipt is stamped]. De app zal u vragen foto’s te uploaden voor handmatig gestempelde bonnen.
Bon registreren na de Douane?
Voeg een nieuwe bon toe en geef in de app aan dat u al een handmatige stempel heeft ontvangen. De app zal u dan vragen een foto te uploaden.
💡 De Douane plaatst een fysieke stempel op uw aankoopdocumenten (handmatige validatie) of levert een digitale validatie voor in aanmerking komende Nederlandse bonnen.
💡 Zorg ervoor dat uw foto’s van goede kwaliteit zijn en dat alle gegevens op uw documenten duidelijk zichtbaar zijn.
💡 U kunt meer dan één foto uploaden voor handmatig gestempelde bonnen.
Als je btw-teruggaaf niet is verwerkt of uitbetaald door de winkel, moedigen we je aan om dit probleem onder de aandacht te brengen bij de Europese Commissie door een klacht in te dienen over het niet naleven van de EU-regels voor btw-teruggaaf. Hieronder begeleiden we je stap voor stap bij dit proces. Jouw actie kan bijdragen aan veranderingen in het Europese btw-teruggaafbeleid. Laten we samenwerken om dit op te lossen!
Je kunt je klacht indienen in elke officiële EU-taal; deze handleiding is echter in het Engels.
Bekijk hieronder de vakjes die je moet aanvinken om je klacht in te dienen:
Klik op de oranje knop om het klachtenformulier te openen:
Vul je persoonlijke gegevens in
Selecteer het EU-land waar de winkel zich bevindt die je btw-teruggaaf niet heeft verwerkt. Kies daarna “Central administration.
3. Selecteer de volgende twee opties met betrekking tot de aard van je klacht:
4. Beschrijf het probleem en je klacht. Hieronder vind je een sjabloon die je kunt gebruiken als basis voor je klacht:
Als niet-EU ingezetene heb ik op [Datum] goederen gekocht in [Land] bij [Naam van de winkel], in de verwachting om btw-teruggaaf te ontvangen zoals bepaald in de EU-wetgeving. Ik heb alle vereiste stappen gevolgd en vatfree.com gebruikt om de teruggaaf namens mij aan te vragen.
Ondanks dat ik aan alle voorwaarden voldoe, weigert de winkel mijn btw-teruggaaf te verwerken. Deze weigering is in strijd met de artikelen 146 en 147 van Richtlijn 2006/112/EG van de Raad, die niet-EU-ingezetenen het recht geven op btw-teruggaaf bij uitvoer van goederen buiten de EU. Het doel van deze richtlijn is om dubbele belasting te voorkomen — zowel bij aankoop binnen de EU als bij invoer in mijn thuisland.
Hierdoor betaal ik onterecht twee keer btw, wat direct indruist tegen de EU-wetgeving.
Ik roep de Europese Commissie op om maatregelen te nemen om naleving van de EU-regels voor btw-teruggaaf te waarborgen en om toekomstige overtredingen te voorkomen.
5. Voeg de volgende documenten toe om je klacht te ondersteunen:
Je afgestempelde aankoopbewijs
Het Tax-Free formulier (te vinden naast de afbeelding van het geüploade bonnetje)
of:
Je instapkaart (indien beschikbaar)
Ja, wij kunnen uw btw claim verwerken met uw General Declaration (GD) in plaats van een boarding pass.
Gelieve de volgende documenten bij uw claim te uploaden:
Ja, dat kan. Vatfree biedt meerdere oplossingen, afgestemd op het type winkel en de gewenste mate van automatisering. Een kassakoppeling is niet verplicht.
Beschikbare oplossingen:
EasyClaim
Met deze oplossing kan een klant binnen één minuut zelfstandig hun taxfree-aanvraag starten via een QR-code op de toonbank. De winkelmedewerker hoeft alleen de aanvraag te verifiëren met een korte code op het scherm van de klant.
EasyClaim is volledig kosteloos, vereist geen installatie en werkt direct met alleen een QR-code en bijbehorende signage. Ideaal voor winkels die snel willen starten.
Instore App
Een mobiele app (voor iOS en Android) waarmee winkelmedewerkers taxfree-aanvragen snel en eenvoudig kunnen aanmelden. De app toont direct of een klant in aanmerking komt en begeleidt de medewerker stap voor stap.
POS-integratie
Volledige integratie met het kassasysteem. Hiermee wordt een taxfree-aanvraag automatisch gestart tijdens het afrekenen. Efficiënt voor winkels met hogere volumes die processen willen automatiseren.
EasyClaim – Zelfbediening voor de klant via een QR-code, waarbij winkelpersoneel alleen een korte verificatie hoeft uit te voeren.
Instore App – Handmatige registratie van taxfree-aanvragen via een gebruiksvriendelijke app door winkelpersoneel.
POS-integratie – Volledige automatisering van taxfree-aanvragen via het kassasysteem.
Voor elk type winkel biedt vatfree.com een passende oplossing.
Wat verandert er voor retailers per 1 januari 2026? /Vanaf 1 januari 2026 moeten alle taxfree-bonnen digitaal worden ingediend bij de douane. Het fysieke stempel op de bon vervalt.
Wat betekent dit voor u als retailer?
Een digitale koppeling met de douane wordt verplicht.
Vatfree.com heeft deze koppeling al geïntegreerd in al onze oplossingen (EasyClaim, Instore App, POS-integratie).
Werkt u op dat moment niet met een van onze oplossingen, dan moet u zelf de digitale indiening organiseren en uitvoeren.
Wij adviseren retailers om vóór eind 2025 over te stappen op een van onze oplossingen, zodat u volledig voldoet aan de nieuwe regelgeving.
Waarom mag ik de verificatiecode van vatfree.com EasyClaim niet aan andere klanten doorgeven? /De verificatiecode is het bewijs dat een bon in uw winkel en door de daadwerkelijke koper is aangemeld.
Als deze code met andere klanten wordt gedeeld, kan vatfree.com niet aantonen dat de aanvraag correct en legitiem is gedaan.
Als retailer bent u verantwoordelijk voor het controleren dat de aanvraag wordt gedaan door de reiziger die op dat moment in uw winkel aanwezig is. Door de code te verifiëren, voldoet u aan deze verantwoordelijkheid en voorkomt u fraude.
Ja, vatfree.com biedt kosteloos promotiemateriaal aan, zoals:
Deurstickers met "Tax Free Shopping Available"
Flyers voor reizigers
Baliekaarten
EasyClaim QR-signage
U kunt dit eenvoudig aanvragen via uw contactpersoon of door een e-mail te sturen naar [email protected].
Hoe kan ik EasyClaim van vatfree.com aanvragen? /U kunt EasyClaim aanvragen door een e-mail te sturen of telefonisch contact op te nemen. Wij maken vervolgens de signage op maat voor uw winkel en sturen deze per post toe, of komen deze persoonlijk langsbrengen.
E-mail: [email protected]
Telefoon: +31 (0) 88 828 37 33
Ja, onze systemen zoals EasyClaim en de Instore App ondersteunen meerdere talen, waaronder Nederlands, Engels, Frans en Duits. Recent hebben we ook Turks toegevoegd.
Daarnaast is onze klantenservice 24/7 bereikbaar in het Engels.
Ja, wij ondersteunen ook btw-vrijstellingen voor diplomaten en militairen.
Neem contact met ons op voor specifieke instructies en de benodigde documentatie.
Om een btw-teruggave correct te verwerken, moet de klant het volgende aanleveren:
De originele aankoopbon (inclusief btw)
Een geldig paspoort of EU-reisdocument
Verificatie door de douane bij vertrek uit de EU
(Tot eind 2025: een fysieke stempel / Vanaf 2026: digitale verificatie)
Eventueel aanvullende gegevens zoals IBAN, Visa- of creditcardnummer (voor uitbetaling)
Vatfree.com begeleidt klanten stap voor stap via onze app en support.
Wat als mijn klant zijn/haar paspoort niet bij zich heeft? /Op dit moment kan een taxfree aanvraag nog worden ingediend zonder dat het paspoort fysiek in de winkel aanwezig is.
Er bestaat echter nog onzekerheid over de Europese douaneregels vanaf 2026. Mogelijk wordt het tonen van het paspoort dan verplicht in de winkel, of kan het ontbreken daarvan het recht op btw-teruggave doen vervallen.
Wij volgen deze ontwikkelingen nauwgezet en informeren al onze partners zodra er meer duidelijkheid is.
De Nederlandse douane is in januari 2026 overgestapt op digitale validatie. Dit betekent dat elke aankoop in een Nederlandse winkel vóór vertrek digitaal bij de douane moet worden ingediend.
Lees hier hoe u uw btw-claim kunt indienen.
U kunt de NL Customs VAT app gebruiken om te bevestigen dat uw aankopen succesvol zijn ingediend.
⚠️ Als u uw registraties niet kunt zien, controleer dan of het paspoortnummer in de NL Customs App en uw vatfree.com-account overeenkomt met het nummer in uw paspoort.
🕹️ Hoe u de NL Customs VAT app gebruikt voor digitale validatie
1. Open de NL Customs VAT app op uw telefoon.
2. Zorg ervoor dat locatievoorzieningen (GPS) en Bluetooth zijn ingeschakeld op uw apparaat.
De app detecteert wanneer u in de buurt van het douanegebied bent en gebruikt uw locatie om te verifiëren dat u op de juiste plek bent om de validatie te starten.
3. Zodra locatievoorzieningen en Bluetooth zijn ingeschakeld, vraagt u in de app btw-validatie aan voor uw geregistreerde aankopen.
De app geeft aan of:
U kunt ook altijd de douanebalie bezoeken; de medewerker kan de bon terugvinden door uw paspoort te scannen.
⚠️ Let op: de douane bevindt zich altijd vóór de check-in. Zorg ervoor dat u de gekochte goederen bij u hebt in geval van een douanecontrole.
Vind hier een volledig overzicht van NL-douanelocaties.
Na validatie
- Uw exportbewijs wordt automatisch in ons systeem geregistreerd.
- Uw claim wordt vervolgens verwerkt.
- Wij houden u per e-mail en in uw account op de hoogte van de status van uw claim.
- Zodra wij de betaling van de winkel voor uw terugbetaling hebben ontvangen, kunt u een uitbetaling aanvragen.
Leaving from an EU country other than the Netherlands – Manual Customs Validation /If you are leaving the EU from any EU country other than the Netherlands, you must visit Customs to obtain a manual stamp (ink/wet stamp) as proof of export.
Receipt requirements
Your receipt must include the following information:
➤ Your full name
➤ Country of residence
➤ Passport number
If any of this information is missing, bring a Tax-Free form, which is automatically generated in your account when the claim is registered and will also be sent to you by email.
🕹️ Manual customs validation
Take your receipts (and Tax-Free forms, if applicable) to the Customs desk at your airport, train station, or border crossing.
Customs will place a manual stamp on your receipt or Tax-Free form.
After obtaining your customs stamp, please upload a photo of your stamped receipt and/or Tax-Free form to your claim.
In your account, your claim will show the status “Waiting for proof of export.”
You can then either:
Once uploaded, your documents will be reviewed by our team.
.jpg)
After validation
Once proof of export is uploaded, your claim will be reviewed and processed accordingly.
We will keep you updated about your claim status by email and in your account.
After the store has processed your refund, you will be able to request a payout.
Dutch Customs has offices located at major departure points: airports and sea/port locations. Your purchases made in Dutch stores will be digitally validated whereas non-Dutch purchases require manual validation.
Dutch Customs maintains a full list of airports and ports where VAT export validation is available. You can check all locations and opening times here: Overview of customs offices for VAT refund on export
